نصب تلفن سانترال به معنای تهیه و آماده سازی یه یک سیستم یکپارچه است که کسب و کارها و شرکت ها را قادر می سازد مکالمات خود را بهتر مدیریت و سازماندهی نمایند.
آنچه در این مقاله می خوانید:
مزایای تلفن سانترال امروزه برای همه آشکار و واضح است. تقریباً تمام مدیران می دانند که اگر از دستگاه سانترال برای ارتباط با مخاطبان استفاده کنند تا چه اندازه در جذب آنها تأثیر دارد.
خدمات سانترال را می توان نوعی ابزار جلب اعتماد از سوی مشتریان به یک شرکت یا مجموعه معرفی نمود.
علیرغم موارد فوق در زمینه مزایا و فواید نصب تلفن سانترال، نکته مهم دیگری وجود دارد که اغلب از دید بسیاری از مشتریان سانترال مخفی می ماند و آن هم پرداختن به آموزش هایی است که اپراتورها و کارمندان باید آنها را بدانند تا تعاملات بهتری با مخاطب داشته باشند.
این موارد به اندازه ای اهمیت دارند که می توانند در بهبود آداب معاشرت، نقش داشته باشند؛ چیزی که دقیقاً کلید اصلی ارتباط با مشتری است.
نمایندگان مرکز تماس می توانند اولین و تنها نقطه تماس برای مشتریان باشند و به همین دلیل است که ادعا داریم این افراد، چهره یک شرکت را نشان می دهند؛ بنابراین، حفظ سطح بالای آداب معاشرت برای مرکز تماس سانترال، ضروری خواهد بود.
هر تعامل مثبتی که مشتری با یک شرکت داشته باشد می تواند آنها را به مشتری وفادار و ثابت تبدیل کند.
بنابراین، تعامل مثبت با اپراتورهای آموزش دیده باعث افزایش ارزش مشتری و آگاهی از برند خواهد شد.
جدا از ارائه خدمات مرکز تماس و تلفن سانترال با یک نرم افزار، آموزش صحیح به کارمندان مرکز سانترال برای گفتگو با هر مشتری بسیار مهم است.
در ادامه این مطلب، ۱۰ نکته را ارائه کرده ایم که در بحث های آموزش ها پس از نصب تلفن سانترال لازم هستند.
مهارت ها و آموزش های کارمندان پس از نصب تلفن سانترال
۱- مهارت های حسن نیت و رعایت ادب
کارمندان بخش سانترال همیشه باید با هر فرد تماس گیرنده با حسن نیت رفتار کنند. این موارد را باید پس از نصب تلفن سانترال به اپراتورها بیاموزید.
حتماً از خود سؤال می کنید که چطور باید با مشتریان صحبت کرد و حسن نیت خود را به آنها اثبات نمود؟! این کار، ساده است. کافی است هنگام صحبت با مشتری، نام خود را معرفی نمایید؛ با لبخند صحبت کنید، آرام باشید و سعی کنید کلمات را واضح بیان نمایید.
صبر کنید تا ابتدا، مخاطب یا مشتری، صحبت خود را تمام کند. این نکات ساده، چیزهایی هستند در تعامل با تماس گیرنده به روشی مثبت و حرفه ای به طول می انجامد.
مدیران می توانند حتی قبل از نصب تلفن سانترال، این موارد را به کارمندان خود آموزش بدهند.
هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن۲- مهارت های حرفه ای بودن
کارمندان یک سازمان باید در طول گفتگو با مشتری، حرفه ای بودن خود را ثابت کنند. آنها چهره شرکت هستند بنابراین باید آموزش کافی را دیده باشند.
همه مکالمات باید مطابق با ارزش ها و اهداف شرکت انجام گیرند. علاوه بر موارد فنی که در نصب تلفن سانترال رعایت می شود، مهارت های حرفه ای بودن هم یک مسأله مهم است.
۳-مهارت حفظ احترام مشتری
ما می دانیم که با همه مشتریان باید با احترام رفتار کرد. در طول هر تعامل، اپراتورها یا کارمندان تلفن سانترال باید آرام باشند، عقلانی رفتار کنند و با تماس گیرنده به گونه ای صحبت کنند که گویی آنها با ارزش ترین مشتریان این مجموعه هستند.
رعایت احترام شامل درک نیازهای تماس گیرنده و تلاش برای رفع آنها است. این مهارت هم یکی از آموزش های مهم پس از نصب تلفن سانترال به ویژه در شرکت های بزرگ می باشد.
۴-صداقت در گفتگو و ارائه خدمات
نصب تلفن سانترال به مفهوم تهیه یک سیستم مرکزی و کارآمد است تا شرکت بتواند مشتریان بیشتری را پشتیبانی نماید.
بنابراین انتظار می رود کارمندان بخش سانترال همیشه با مشتریان صادق باشند. هنگام مکالمات با مشتری، هرگز نباید دروغی گفته شود یا پاسخی داده شود که حقیقت ندارد.
اگر مشکل مشتری فراتر از سطح فعالیت یک شرکت باشد یا محصولات یه مجموعه در یک زمان خاص، موجود نباشند، اپراتور باید مودبانه توضیحات لازم را ارائه دهد و سپس مشتری را به کارمندی منتقل کند که بتواند نیازهای او را بهتر رفع نماید.
۵-جلب اعتماد مشتری به شرکت یا سازمان
اعتماد سازی برای کسب و کارها ضروری است و نه تنها برای پیشرفت صحیح تعاملات لازم است، بلکه یک آگاهی مثبت را از برند شرکت ایجاد می کند.
قبل از برنامه ریزی برای نصب تلفن سانترال باید حتماً به این اصل توجه داشته باشید. اعتماد بر اساس اصول اخلاقی مانند شخصیت و شایستگی استوار است.
صداقت، اعتماد، وفاداری و حسن نیت، همه مواردی هستند که در این تعاملات باید به اثبات برسند.
۶-مهارت های اعتماد به نفس
اعتماد به نفس برای هرگونه تعامل سازنده، بسیار مهم است. به عنوان مدیر یک مجموعه پس از نصب تلفن سانترال، اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما به خوبی آموزش دیده اند تا بتوانند با شرایط دشوار به درستی روبرو شوند.
این کار باعث ایجاد اعتماد به نفس می شود، تعامل با مشتری، موثرتر خواهد بود و تصویر شرکت را مثبت تر نشان می دهد.
دوره آموزش سانترال پاناسونیک و ایزابل (سیپ سرور)۷-تعیین صلاحیت کارمندان پس از نصب تلفن سانترال
کارمندانی که قرار است در بخش اپراتور کار کنند باید واجد شرایط این شغل باشند. مهارت هایی که در فوق اشاره شد می توانند از طریق آموزش ها کسب شوند اما برخی صلاحیت ها برای اپراتوری تلفن سانترال لازم است.
ارتباطات مثبت با مشتری و هدایت صحیح آنها به بخش مربوطه، نمونه ای از این عملکرد است.
۸-علاقه مندی به موقعیت شغلی
پس از نصب تلفن سانترال، افرادی را برای این کار استخدام کنید که واقعاً به این کار علاقه مند باشند. کارمندان باید به سؤال یا نگرانی های مشتری اهمیت بدهند.
این امر باعث می شود که این فرایند هم برای اپراتور و هم برای تماس گیرنده با رضایت بیشتری دنبال شود.
کار در مرکز تلفن سانترال می تواند بسیار یکنواخت باشد. اگر کارمندان علاقه مند باشند، کمتر احساس خستگی می کنند.
۹-مهارت عدم پیش داوری و قضاوت
نه تنها پس از نصب تلفن سانترال، بلکه در تمام زمان ها در شرکت، کارمندان نباید نظرات شخصی خود را وارد کنند یا تعصبات خود را وارد گفتگوها کنند.
کارمندان باید همیشه باید موضع بی طرف را داشته باشند. این شرایط به افراد این امکان را می دهد تا بتوانند مشکلات را به شیوه ای کارآمد حل کنند.
۱۰-مهارت انعطاف پذیری
قبل و پس از نصب تلفن سانترال ، تمام کارکنان باید وقایع غیر منتظره را پیش بینی کرده و در صورت لزوم آماده تغییر برنامه ها شوند.
به این دلیل است که می گوییم کارمندان بخش سانترال همیشه باید انعطاف پذیر باشند، از تغییرات استقبال کنند و مشتری را از دلایل تغییرات ایجاد شده، مطلع سازند.
دیدگاه شما درباره این مقاله چیست ؟