Announcement چیست و چه کاربردی در مرکز تلفن دارد؟(جلسه ۴۹)

Announcement و کاربرد آن در مرکز تلفن ایزابل

تصمیم داریم که در این بخش از آموزش در رابطه با Announcement صحبت کنیم. این که Announcement چه هست و در مرکز تلفن ایزابل چه کاربردی را دارد.

توضیحات اولیه

ابتدا دوستان به روی مرکز تلفن ایزابل برویم. مرکز تلفن ۲۰.۲۰۰ و در رابطه با Misc Application ها و Misc Destination ها صحبت کردیم و Announcement را هم به صورت اولیه به شما معرفی کردیم.

گفتیم که Announcement مشابه IVR اکستنشن ندارد و روی تنظیمات شما نمی‌توانید Extension Number را لحاظ کنید. گفتیم که بخش‌هایی از نرم‌افزار که Extension ندارند را می‌توانیم از Misc Application کمک بگیریم و یک Extension خاصی را به آن اختصاص دهیم.

کاربرد Announcement

Announcement چه‌کار می‌کند؟ دوستان Announcement یک نسخه اولیه‌ از IVR است و یک پیغامی را می‌تواند پخش کند و هیچ عددی را دریافت نمی‌کند. یعنی ما می‌توانیم با IVR یک Announce را بسازیم اما با Announce نمی‌توانیم یک IVR  کامل را طراحی کنیم.

پس ما می‌توانیم بگوییم که Announcement یک پیغامی را پخش کند اما عددی را نمی‌‌تواند از تماس‌گیرنده دریافت کند یا  Short Codeها دیگر در Announcement نیستند و می‌توان گفت که فقط برای پخش یک پیغام خاص یا اطلاع‌رسانی هست.

مثلاً اینکه آدرس شرکت فلان جا است یا تایم اداری به پایان رسیده است لطفاً از طریق راه‌های زیر با ما در ارتباط باشید یا پیغام‌های دیگر که در شرایط خاص می‌توانیم از آن استفاده کنیم. مثلاً قبل از اینکه تماس‌گیرنده به  saf وصل شود می‌توانیم یک پیغام خاصی را برای او پخش کنیم.

اینجا نیازی به استفاده از IVR نیست می‌توانیم از Announcement استفاده کنیم. چنین کاربردهایی را در مرکز تلفن دارد. پس جاهایی که ما فقط می‌خواهیم اطلاع‌رسانی خاصی را داشته باشیم می‌توانیم از Announcement کمک بگیریم.

تنظیمات Announcement

یک Description می‌توانیم برای آن بسازیم مثلاً در مورد تایم کاری روز است. می‌خواهیم یک پیغامی را در اینجا انتخاب کنیم.

حال نحوه انتخاب آن پیغام دقیقاً مشابه IVR است. یعنی شما باید وارد  System Recording شوید و بر اساس پارامترهایی که در چندین بخش قبل در مورد آنها صحبت کردیم پیغام خود را آپلود کنید و اینجا انتخاب کنید. ما از قبل یک پیغامی با نام PBX Shop-pcm-8000-16 را آپلود کردیم.

اینجا می‌توانیم آن را انتخاب کنیم و بعد می‌گوید که آیا می‌خواهید Repeat بشود یا خیر و تعداد آن را می‌توانیم مشخص کنیم. سه گزینه دیگر هم داریم که جزئی از تنظیمات آن است مثلاً گزینه Allow Skip گزینه مهمی است که می‌گوید اجازه بدهید که با هر کلیدی که کاربر یا تماس ‌گیرنده فشار داد تماس را رد کند و به مرحله بعد یعنی Destination برود.

این را هم به‌ یاد داشته باشید که در Announcement هم می‌توانید پیغام را آپلود کنید و برایتان در اینجا بخواند و هم می‌توانید در قسمت پایین در قسمت Text یک Text را برای آن بنویسید و اینجا برای تماس‌گیرنده بخواند و پخش کند. قاعدتاً پیغام اگر ضبط شود بهتر است و آن Text هم مطالب در واقع Language اینجا گذاشته را می‌شناسد.

 یعنی من اگر Recording را روی حالت None بگذارم و هیچ Announce نباشد Language فعال می‌شود و می‌توانیم زبان را انتخاب کنیم و متن خود را بنویسیم تا آن بخواند. اما برای زبان فارسی بهتر است که پیغام خود را ضبط کنیم و در گزینه Recording پیغام خود را انتخاب کنیم و بگوییم که بعد از اینکه پیغام پخش شد به کجا برود.

 یعنی Announcement یکی از بخش‌هایی است که دو مرحله‌ای است. یعنی پیغامی را اطلاع‌رسانی می‌کند و بعد باید به جایی وصل شود. یا مثلا باید Terminate شود تماس قطع شود یا Hang Up شود.

یا به یک Extension خاصی یا به یک گروه یا saf  یا یک IVR یا به یک مرکز تلفن دیگر و یا هر چیز دیگری که در این سناریو مدنظر شما است وصل شود.

پس می‌توانیم بعد از آن یک Destination را هم مشخص کنیم. مثلاً بگوییم به Extension 500 برود. الان چه‌کاری انجام دادیم؟ یک Announcement را ساختیم و یک اسم برای آن در نظر گرفتیم و گفتیم که این پیغام یا فایل صوتی را پخش کن.

قسمت Text غیر فعال است چون فایل‌صوتی را انتخاب کردیم. بعد هم گفتیم که به Extension 500 وصل شود.

اجرای Announcement

حال این Announce را چگونه می‌توانیم اجرا کنیم؟ Announcement در هر کجای مرکز تلفن ما که کمبوباکس Destination داشته باشد قابل انتخاب است. مثلاً می‌توانیم در Inbound Route خود یعنی تماس‌های ورودی Announce خود را انتخاب کنیم.

قبلاً به IVR فرستاده بودیم و گفته بودیم که مثلاً عدد یک را گرفت به فروش وصل شود و عدد ۲ به پشتیبانی وصل شود.

در اینجا می‌توانیم به Announcement بیاییم. روی Announcement که قرار بگیریم دیگر عدد را نمی‌تواند بگیرد و به جایی وصل نمی‌کند و Short Code ها غیرفعال هستد. در اینجا Day را Submit  کنیم و در نهایت Apply کنیم.

 حال اگر یک تست بزنیم دقیقاً پیغام Announce پخش می‌شود. حال از کجا باید متوجه شویم. بعد از اینکه پیغام تمام شود قاعدتاً باید ۵۰۰ زنگ بخورد.

یعنی دیگر Tim Mode و Invalid هم ندارد در جا وصل شد. یعنی پیغام پخش شد و درجا به ۶۷۲۴۱ وصل شد. از اینجا متوجه می‌شویم که Announce در حال اجرا است. روی Log هم می‌توانیم ببینیم که این را برعهده شما می‌گذارم.

حال زمانی هست که من با داخلی که دارم مثلاً ۵۰۰ می‌خواهم Announce را شماره‌گیری کنم و ببینم که روی Announce چه پیغامی داریم. به عنوان مثال نمی‌خواهم روی Inbound بگذارم و از طریق تماس می‌خواهم یک Extension خاصی را به آن اختصاص دهم.

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

این در واقع به بخش قبلی مربوط است و طبق توضیحی که در همین ویدئو دادیم می‌توانیم خیلی راحت روی Misc Application یک Feature Code بسازیم. گفتیم که در Misc Application با هر شماره‌ای می‌توانیم یک Feature Code بسازیم. به‌عنوان مثال در Description گفتیم ۶۶۴ را نمی‌توانیم بگذاریم چون قبلاً گذاشتیم و ۶۶۵ را انتخاب می‌کنیم.

اگر در قسمت Feature Code عدد ۶۶۴ را بزنیم به ما اخطار می‌دهد و می‌گوید قبلاً انتخاب شده است. همچنین عددی مثل ۵۰۰ یک داخلی است و یک Extension Number است و نمی‌توانیم بگذاریم. ۶۶۵ مشکلی ندارد و OK است Enabled شود و به Announce برود سپس Submit و Apply کنیم.

حال با این داخلی می‌توانیم ۶۶۵ را خیلی راحت شماره‌گیری کنیم. پس از تماس Announce پخش می‌شود.

پس اگر بخواهیم یک پیغامی را جهت اطلاع‌ رسانی در هریک از بخش‌های مرکز تلفن استفاده کنیم می‌توانیم از Announcement کمک بگیریم. و هریک از داخلی‌ها با این Short Code ساخته شده می‌توانند پیغام را گوش کنند و هم مانند Extension های دیگر تماسی را به آن وصل کنند.

مثلاً یک فردی با شرکت تماس گرفته است  و منشی برای اینکه هر بار آدرس شرکت را برای آنها نخواند می‌گوید یک‌ لحظه گوشی و تماس را به شماره ۶۶۵ در واقع  Transfer می‌کند یعنی به داخلی ۶۶۵ وصل می‌کند. ۶۶۵ چیست؟ یک Misc Application است که بعدش یک Announce را اجرا می‌کند.

یعنی یک پیغامی را پخش می‌کند. پس ما می‌توانیم تماس‌های خود را به هریک از این Extension هایی که می‌سازیم مشابه داخلی‌های دیگر روی Soft Phone ها و IP Phone ها انتقال دهیم.

پس در این بخش ما هم Misc Application را مرور کردیم و هم Announce را آموزش دادیم. با IVR هم می‌توانیم خیلی راحت Announce را بسازیم.

فقط باید IVR را کمی محدود کنیم یعنی Direct Dial نداشته باشد و آن را روی گزینه Disable بگذاریم و Timeout و Invalid آن را هم Disable کنیم و به آن هیچ Short Code هم اختصاص ندهیم. این هم یک IVR می‌شود که برای ما همان کار Announce را انجام می‌دهد.

 بقیه مباحث را به‌عهده خودتان می‌گذارم تا کار کنید و مسلط شوید. به سراغ بخش بعدی آموزش برویم.

مقالات آموزشی سانترال پاناسونیک

ویدیوهای آموزشی رایگان

ما را در اینستاگرام دنبال کنید…