تجارت پر رونق با سیستم PBX

زمانی که شما شرکتی را تازه احداث کرده­ اید، برای اینکه تجارت پررونق و پر سودی داشته باشید و در زمینه کاری خود به موفقیت برسید، نیاز است که برای تمامی کارکنان خود ارتباط تلفنی فراهم آورید. برای این کار، می توانید از سیستم­ های تبادل شعبه خصوصی (PBX) استفاده کنید که ما در این مقاله شما را با سیستم PBX آشنا خواهیم کرد.

ممکن است این سوال در ذهن شما ایجاد گردد که Pbx چیست؟ Pbx مخفف Private Branch Exchange می­ باشد و درواقع وظیفه اداره کردن شبکه تلفن داخلی یک شرکت را برعهده دارد. این سیستم که یک شبکه تلفن خصوصی است، امکانات فراوانی برای کاربران به فراهم می­ آورد. Pbx این امکان را برای کارکنان ایجاد می­ کند که به راحتی بتوانند با دیگران صحبت کرده و ارتباط برقرار کنند. همچنین یک سیستم PBX ویژگی­ های تماس مسیریابی و پیشرفته را برای تماس­های ورودی و خروجی مدیریت می­ کند.

تجارت پر رونق با سیستم pbx

برای راه اندازی PBX نیاز است که از مخابرات کمک بگیرید، درواقع راه اندازی این سیستم نیاز به تجربه و تبحر افراد دارد. این نکته را نیز متذکر شویم که، برای قرار دادن سیستم PBX در محل کار، مانند کمد یا اتاق سرور، به فضای فیزیکی نیز نیاز دارید. لازم است که برای درک بهتر این موضوع که Pbx چه کارایی­ هایی دارد، ابتدا باید در مورد سیستم تلفن به طور گسترده صحبت کنیم. همانطور که گفتیم PBX مزایای بسیار زیادی دارد. به مشاغل این امکان را می­ دهد تا از طریق تلفن داخلی بسیار کم از تلفن خود شرکت استفاده کنند. سیستم های PBX برتر امکان مدیریت پیام صوتی و پیام ­های ضبط شده را دارند. این مورد همچنین شامل افزونه­ های تلفن برای همه افراد شرکت است.

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

سیستمPBX  با استفاده از روش جدیدی که کسب و کارها از عهده تماس ها برآمده اند، یک نسخه قابل توجه برای محدودیت­ های گذشته ارائه داده است. پیش از این PBX ها اختصاصی بودند و نگهداری آن­ها بسیار دشوار بود. حال در ادامه در رابطه با تاریخچه این سیستم بیش­تر بحث خواهیم کرد. امروزه سیستم­های PBX کاملا تکامل می­باشند و شما با استفاده از نرم ­افزارهای گوناگون می­ توانید با مشتری ارتباط برقرار کنید.

تاریخچه PBX  از گذشته تا به امروز

در گذشته سیستم PBX، سوییچ برد نیز می­ نامیدند که توسط شخصی به عنوان اپراتور کنترل می­ شد. در این نوع سیستم هر تماس خارجی با سازمان را به اپراتور متصل می­ کند و اپراتور تماس رابه شخص یا قسمت مربوطه تماس گیرنده وصل می ­کرد. این سیستم قدیمی توسط اپراتور و شخص انسانی کنترل می­ شد تا به قسمت مورد نظر ارتباط برقرار شود، این نوع تماس تلفنی برای داخل سازمان هم اینگونه بود که شخص کارمند برای تماس به بیرون سازمان ابتدا باید به اپراتور وصل می شد تا اپراتور او را به شماره مورد نظر یا خط شهری آزاد وصل کند. بنابراین یک سازمانی که تماس­های فراوانی داشت، نیاز به استخدام چندین اپراتور داشت تا تماس­ ها را وصل کنند، با گذشت زمان دیگر نیازی به سوییچ­ های دستی نبود و جایگزین آن­ها سوییچ­ های الکترونیکی و الکترو مغناطیسی شدند.

مزایای سیستم PBX برای تجارت

امروزه بسیاری از مشاغل می­ خواهند که تمامی امور کاری خود را از طریق سیستم تلفنی داخلی که کار را بسیار راحت می ­کند، کنترل کنند. اما، ما در این مقاله مزایایی از این سیستم را به شما ارائه خواهیم داد که درک بهتری از این سیستم را داشته باشید. شرکت­های بزرگ و کوچک از قابلیت­های چشمگیر PBX بهره مند هستند. در اینجا دلیل اصلی استفاده از PBX برای مشاغل ذکر می­کنیم:

• با استفاده از سیستم Pbx می­ توانید تماس­ها را با یک برنامه مشخص و از قبل برنامه­ ریزی شده مدیریت و کامل کنید. اپراتورها می ­توانند برای جلوگیری از هزینه­ های بالا، شماره گیری بین المللی را در صورت لزوم محدود یا مجاز کنند.
• توسط PBX انتقال تماس­ ها بین کاربران و بخش­ ها را به راحتی انجام دهید. ارتباطات را بدون قطع تماس برقرار و حفظ کنید.
• تبریک­ ها را با پیام­ های ضبط شده، از جمله انتخاب موسیقی برای تجارت خود، سفارشی کنید. این ویژگی راهی خارق العاده برای هشدار به مشتریان در مورد مسائل مربوط به فروش یا خدمات است.
• برای کمک به شما در مدیریت یک تیم فروش یا بخش پشتیبانی مشتری، می ­توانید از یک مرکز تماس استفاده کنید. گرچه گران قیمت است، اما یک PBX می ­تواند تماس­ های ورودی و خروجی را در یک صف براساس محدودیت های فیزیکی خود نگه دارد. تلفن سانترال می ­تواند حجم بیش­تری از تماس­ ها را کنترل کرده و آن­ها را به افراد یا تیم ­های مورد نظر توزیع کند.

با استفاده از PBX قادر خواهید بود که چندین مکان اداری را با همان سیستم تلفنی متصل کنید، تا کارمندان بتوانند با یکدیگر صحبت کنند. به جای مدیریت سیستم­ های تلفنی جداگانه، برای مدیریت این مسیریابی تلفنی از PBX استفاده کنید.

امروزه، شرکت­ها قصد دارند PBX خود را به عنوان یک سیستم تلفنی ابری با ویژگی­های PBX مدیریت شده در بسیاری از مکان­ ها و کاربران پیکربندی کنند. این روش قابل توجه ترین انعطاف پذیری را فراهم می­ کند و از بهترین مزایای این سیستم نیز محسوب می­ گردد.

ساختار PBX چیست ؟

ممکن است این سوال در ذهن شما ایجاد گردد که Pbx از چه ساختاری برخوردار می­ باشد، لازم است بدانید ساختارPBX  شامل نرم افزار و سخت افزارهایی که به ( PSTN شامل خطوط تلفن شهری می­ باشد) متصل می­ شود. هنگامی که با یکدیگر ارتباط دارند از طریق این ارتباط ایستگاه‌ها یا نقاطی وجود دارند، که به آن­ها  end point  گفته می­ شود. درواقع هدف کار PBX ها پوشش تلفنی همین end point ها می‌باشد.

کاربردهای PBX برای مشاغل

بیشتر افراد با شنیدن اسم این کلمه از خود می پرسند  Pbx چیست؟  PBXکاربردهای بسیار فراوانی دارد. ویژگی­های سانترال (PBX) همان چیزی است که سیستم­ های تلفنی مشاغل را از تلفن ­های همراه یا خانگی متمایز می ­کند. در اینجا برخی از ویژگی ­های با ارزش­ تر اشاره خواهیم کرد:

• ارائه پیام صوتی به ایمیل: بیش­تر سیستم ­های PBX قادر می ­باشند، که پیام صوتی را به ایمیل ارائه دهند. از این طریق کاربران می­ توانند بر روی ایمیل خود فایل صوتی و یا متن پیام شما را دریافت کنند. این موضوع قابلیت­ های بسیاری را برای کاربران فراهم می ­آورد.

• متصدی خودکار: یکی دیگر از مزایای PBX قابلیت متصدی خودکار می­ باشد. متصدی خودکار این امکان را به تماس گیرندگان می­ دهد تا شماره مشخصی را فشار دهند تا تماس آن­ها به شخص یا بخش مناسب هدایت شود. به عنوان مثال، ممکن است متصدی بگوید، برای فروش این گزینه را فشار دهید، یا برای پشتیبانی مشتری عدد دو را فشار دهید.

• پخش موسیقی به کاربران: منحصر به فردترین ویژگی که می ­توان گفت، Pbx چگونه سیستمی می­باشد این است که می ­تواند به شما خدمات زیادی ارائه دهد همچون پخش کردن موسیقی به کاربران. به جای اینکه مشتریانی که در حالت تعلیق هستند، در سکوت منتظر بمانند، سیستم­های PBX امکان پخش موسیقی را برای مشاغل فراهم می­کنند. برخی از سیستم­ ها موسیقی از پیش انتخاب شده یا موسیقی سفارشی را انتخاب می ­کنند.

• صفحه بندی: یکی دیگر از ویژگی­های سیستم PBX دارا بودن از سیستم پیجینگ می ­باشد که قادر است پیام را با استفاده از تلفن خود ضبط نماید. به عنوان مثال، اگر کارکنان بخواهند به تیم خود پیامی ارسال کنند، با استفاده از این سیستم به همراه سیستم بلندگو پیام را به همه کارمندان می­رسانند.

• دسترسی: یکی دیگر از کاربردهای PBX دسترسی به کارمندان در حال مکالمه و یا بررسی آن­ها است.

• مدیریت از طریق درگاه آنلاین: این ویژگی به شما امکان می­دهد از طریق یک درگاه آنلاین سیستم تلفن را مدیریت کنید. سرپرستان از پورتال برای افزودن کاربران، تنظیم شماره تلفن ­ها، بازبینی گزارش ­های تماس، ایجاد گروه های زنگ و مشاهده اظهارات ماهانه استفاده می­کنند. کارمندان برای بررسی پست صوتی خود، مشاهده فهرست شرکت و ایجاد مسیرهای انتقال تماس به پورتال وارد می­ شوند.

• انتقال تماس: از طریق انتقال تماس قادر خواهید بود، در صورت عدم پاسخگویی، تلفن دفتر کار خود را به شماره دیگری بفرستید.

• ضبط تماس: از دیگر ویژگی­ هایی می ­توان به درک مطلوبی از اینکه که به کاربران این امکان را می دهد که تماس های خود را برای پخش در زمان بعدی ضبط کنند.

• صف تماس: صف مکالمه موجب می­ شود که تماس­های همزمان را مدیریت و کنترل کنید و امکان این که تماس­های همزمان را در یک خط قرار بدهید را دارد تا هنگامی شخص پاسخگو در دسترس باشد با آن­ها مکالمه کند.

• شماره گیری داخلی: به تماس گیرندگان این امکان را می­ دهد که بتوانند افزونه کارمندان را برای اتصال به خط مستقیم خود متصل کنند.

• گروه های حلقه ای: به مشاغل اجازه می­ دهد تا کارمندان با نقش­های مشابه را در یک گروه قرار دهد، این زمانی کاربرد دارد که مشتریان سعی می­ کنند به شخصی در یک بخش خاص ارتباط برقرار کنند. به عنوان مثال، اگر به تماس گیرندگان اجازه دهید برای فروش دو عدد را فشار دهند، تماس برای کارمندان آن گروه برقرار می شود.

•   انتقال تماس: کارایی آن این است که به کارمندان اجازه می­ دهد، تماس­ها را به همکاران خود منتقل کنند.

اجزاء تشکیل دهنده ی PBX

ما در این مقاله در رابطه با این موضوع که سیستم Pbx چیست گفت وگو کردیم، حال می­ خواهیم اجزای تشکیل دهنده این سیستم را نام ببریم که شامل موارد زیر است:

• متشکل شده از باکس برای قسمت های مختلف و اجزای داخلی
• تشکیل شده از برد مرکزی برای ارتباط های ورودی و خروجی
• سخت افزاری مناسب برای اتصال با PSTN
• تامین برق پاور(Power)