در سازمان ها و شرکت های بزرگ که حجم وسیعی از ارتباطات وجود دارد، باید برای مدیریت بهتر تماس ها از گروه بندی داخلی ها استفاده شود. توانایی پاسخ به تماس داخلی های دیگر که در گروه های مختلفی قرار گرفته اند و اهمیت آن باعث شده است تا در یکی از سناریو های پکیج آموزش سانترال TDA به این موضوع پرداخته شود.
آنچه در این مقاله می خوانید:
این موضوع علاوه بر توانایی مدیریت بهتر تماس ها می تواند باعث کاهش اتلاف وقت و همچنین پاسخگویی بهتر به نیاز های مشتریان در شرکت و سازمان شود.
گروه بندی داخلی ها
در نرم افزار سانترال های TDA، TDE و NS می توان با مراجعه به بخش 1-1-4 داخلی های مختلف و گروه بندی های آن را مشاهده نمود.
در قسمت USER GROUP می توان به راحتی گروه بندی داخلی ها را تغییر داده و هر کدام از آن ها در گروهی خاص قرار داد تا بتوانند در موارد ضروری به راحتی پاسخ تماس های وارد شده به دیگر داخلی هایی که در آن گروه قرار گرفته اند را داد.
در این قسمت ما به طور فرضی 4 تلفن داخلی 101، 102، 103 و 104 را بر روی دستگاه سانترال راه اندازی می کنیم.
بعد از این کار می توان در قسمت 1-1-4 هر کدام از آن ها را در یک گروه خاص قرار داد.
برای اینکه شما به راحتی متوجه نحوه ی پاسخگویی به تماس های وارد شده به دیگر داخلی هایی که در یک گروه قرار گرفته اند شوید، داخلی 101 و 102 را در USER GROUP دو قرار داده و داخلی های 103 و 104 را در گروه 3 قرار می دهیم.
کد های مربوط به Call Pickup
برای مشاهده ی کد های Call Pickup می توان از قسمت 1-6-2 نرم افزار یعنی قسمت Features استفاده نمود.
این قسمت دو کد مربوط به Call Pickup وجود دارد که می توان از آن ها در موارد مختلف استفاده نمود.
کد *40 برای GROUP Call Pickup و کد *41 برای Directed Call Pickup استفاده می شوند.
بنابراین برای استفاده از هر کدام از این کد ها می توان به صورت زیر عمل نمود.
GROUP Call Pickup: (شماره گروه کاربران) *40
Directed Call Pickup: (داخلی مورد نظر) *41
در این مطلب ما قصد داریم به بررسی GROUP Call Pickup پرداخته و نحوه ی پاسخگویی به یک تماس داخلی دیگر را مورد بررسی قرار داد.
پاسخ به تماس داخلی های دیگر در سانترال TDA، TDE و NS
در این قسمت می خواهیم به طور فرضی نحوه ی پاسخگویی به تماس های وارد شده به یک گروه و داخلی های آن را مورد بررسی قرار دهیم.
به طور فرضی 4 تلفن که به خطوط داخلی 101، 102، 103 و 104 وصل شده اند را در اختیار داریم.
اکنون از طریق تلفن داخلی 104 با داخلی 102 که در گروه 2 قرار دارد تماس برقرار کنیم.
سوالی که در اینجا پیش می آید این است که آیا گروه 3 می تواند به صورت پیش فرض تماس های وارد شده به گروه 2 را پاسخ دهد یا خیر؟
با توجه به فرمولی که در بالا برای GROUP Call Pickup ذکر شد بر روی تلفن 103 که در گروه 3 قرار دارد کد *4002 را وارد می کنیم.
با توجه به اینکه هنوز تنظیمات دستگاه در حالت پیش فرض قرار دارد در این لحظه پیغام خطا روی دستگاه تلفن 103 نمایش داده می شود و این داخلی اجازه ی پاسخ به تماس داخلی 102 که در گروه دیگری قرار دارد را نخواهد داشت.
نکته ای که در اینجا باید به آن اشاره نمود این است که داخلی 103 می تواند به صورت دایرکت تماس های وارد شده به هر داخلی که در گروه های دیگر قرار دارد را پاسخ دهد.
برای این کار کافی است از کد *41102 استفاده نمود تا بتوان تماس وارد شده به داخلی 102 را از طریق 103 پاسخ داد.
دوره آموزش سانترال پاناسونیک و ایزابل (سیپ سرور)پاسخ دادن به تماس وارد شده به داخلی هم گروه
در بالا تماس به گروه 2 وارد شده بود و قصد داشتیم از طریق داخلی هایی که در گروه 3 قرار داشتند، به تماس وارد شده پاسخ دهیم.
با توجه به اینکه user group ها از هم کاملاً جدا هستند به صورت پیش فرض این امکان برای کاربران وجود ندارد.
GROUP Call Pickup را می توان برای حالتی که قصد داریم به تماس یک داخلی هم گروه پاسخ دهیم به راحتی اجرا نمود.
به طور مثال فرض کنید داخلی های 101 و 102 در یک گروه قرار گرفته اند و به داخلی 101 تماس وارد می شود.
اگر داخلی 101 به هر دلیل توانایی پاسخ به تماس وارد شده را نداشته باشد می توان به راحتی از طریق وارد کردن کد *4002 به راحتی تماس وارد شده به داخلی مورد نظر را پاسخ داد.
بنابراین داخلی هایی که در یک گروه قرار گرفته باشند می توانند با وارد کردن کد مربوط به آن گروه تماس های وارد شده به دیگر داخلی های هم گروهی خود را به راحتی پاسخ دهند.
هرسوالی که داری در انجمن مطرح کنپاسخ دادن به تماس های وارد شده داخلی های دیگر گروه ها
به صورت پیش فرض امکان پاسخ دادن به تماس های وارد شده به یک داخلی که در گروه دیگری قرار دارد، امکان ندارد اما می توان از طریق تغییراتی که در نرم افزار ایجاد می شود به راحتی با وارد کردن یک کد خاص، تماس های وارد شده را به راحتی پاسخ داد.
برای اینکار باید به قسمت GROUP Call Pickup نرم افزار مراجعه نموده و تغییرات مورد نظر را روی آن اجرا نمود.
وارد بخش 3-3 نرم افزار شده و بر روی ALL Setting کلیک می کنیم تا تمامی تنظیمات مربوط به گروه بندی ها روی صفحه ظاهر شود.
در این قسمت 64 عدد Call Pickup GROUP و 32 عدد user group نیز مشاهده می شود که می توان تنظیمات مختلفی روی آن ها انجام داد تا بتوان از این طریق تماس های وارد شده ی به داخلی ها را به خوبی مدیریت نمود.
user group ها در واقع همان داخلی هایی هستند که در قسمت گروه بندی، داخلی های مختلفی را در یک گروه قرار می دهیم.
در بالا ما با استفاده از داخلی های 101 تا 104 دو user group دو و سه را ساختیم که هر کدام شامل دو داخلی بودند.
در این قسمت ما قصد داریم کاری کنیم که با کد *4003 بتوان تماس های وارد شده به داخلی های گرونه 2 و 3 را پاسخ داد.
برای اینکار باید روی ستون قرار گرفته شده در زیر user group 2 و در جلوی ستون Call Pickup GROUP مربوط به عدد 3 کلیک کنیم تا رنگ آن به آبی تغییر کند.
این کار به این معناست که می توان با کدی که در بالا گفته شد به راحتی در گروه های 2 و 3 تماس های وارد شده به هر داخلی در دیگر گروه ها را پاسخ داد.
اکنون اگر از کد *4003 استفاده کنیم، می توانیم تماس های وارد شده به داخلی های قرار گرفته شده در user group دو و سه را پاسخ دهیم.
تست کردن تغییرات ایجاد شده بر روی داخلی های سانترال
تغییراتی که در بالا در قسمت Call Pickup GROUP نرم افزار انجام شد را می توان به صورت تست روی گوشی های 101 تا 104 که در دو گروه مختلف قرار گرفته اند بررسی نمود.
فرض کنید با داخلی 102 تماس گرفته می شود و کاربر این تلفن و کاربر داخلی 101 نیز در قسمت خود حضور نداشته و توانایی پاسخ به تماس وارد شده را ندارند.
با توجه به تغییراتی که در بالا انجام شد می توان به راحتی از طریق وارد نمودن کد *4003 تماس وارد شده به داخلی 102 را از طریق یکی از داخلی های 103 و 104 که در گروه دیگری قرار دارند را پاسخ داد.
علاوه بر این از این کد می توان برای پاسخ دادن به تماس های وارد شده به داخلی هم گروهی نیز استفاده نمود.
فرض کنید داخلی 102 در حال زنگ خوردن است و قصد داریم از طریق داخلی 101 به تماس وارد شده پاسخ دهیم
با توجه به تغییراتی که در بالا ایجاد شد می توان از طریق کد های *4002 برای پاسخ به تماس هم گروهی و *4003 که برای پاسخ به تماس های هم گروهی و دیگر گروه ها ایجاد شد، تماس وارد شده به 102 را از طریق 101 پاسخ داد.
به این ترتیب می توان به راحتی با انجام تنظیمات به هر گروه اجازه دهید تا تماس های وارد شده به داخلی های دیگر گروه ها را نیز پاسخ دهد.
بنابراین با مراجعه به قسمت Call Pickup GROUP می توان به راحتی تنظیماتی را اجرا نمود که از طریق آن بتوان با کد های مشخص، تماس های وارد شده به داخلی هایی که در گروه های دیگر قرار دارند را پاسخ داد.
در این مطلب سعی شد به طور کامل و جامع نحوه ی پاسخ دادن به تماس های یک داخلی هم گروه و دیگر گروه ها مورد بررسی قرار بگیرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تکنولوژی تلفن سانترال دیگر مقالات موجود در سایت ما را مطالعه و برای مشاهده ویدیوهای آموزشی ما در زمینه سانترال پاناسونیک به صفحه اختصاصی ما در آپارات مراجعه نمایید.
دیدگاه شما درباره این مقاله چیست ؟