ضبط مکالمات تلفن سانترال

ضبط مکالمات تلفن سانترال

ضبط مکالمات تلفن سانترال یکی از قابلیت های این مرکز تلفن هاست که امروزه توانسته افراد زیادی را علاقه مند به خرید تلفن های سانترال کند. از قابلیت ضبط مکالمات تلفن سانترال امروزه به عنوان یکی از ابزاهای کمک مدیریتی با هدف نظارت بر عملکرد کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های فروش و خدمات پشتیبانی استفاده می‌شود.

تلفن سانترال

تلفن سانترال مخفف شبکه خصوصی تلفن است و به کاربران اجازه صحبت و ضبط مکالمات تلفن هارا می دهد. اجزای سخت افزاری این تلفن ها با اتصال به یکدیگر کار می کنند. به علاوه سانترال ها شبکه تلفن داخلی یک شرکت را اداره و مسیر و سایر ویژگی های تماس های داخل و خارج شرکت هارا مدیریت می نمایند.

تلفن های سانترال به عنوان یک سیستم تلفنی تجاری یا شبکه تلفن خصوصی در شرکت ها اداره می شوند  – شعبه های خصوصی به طور کلی از فناوری آنالوگ استفاده می کنند. اما شرکت هایی که دارای تلفن های سانترال هستند، امروزه می توانند از فناوری دیجیتال برای ارائه خدمات خود استفاده نمایند. سیگنال های آنالوگ برای تماس های خروجی در خطوط محلی باید از سیستم تلفن قدیمی ( pots) استفاده کنند. اما تلفن های سانترال می توانند از سیستم تبادل شبکه ای که تلفن های آنالوگ را به سیستم تلفن سانترال دیجیتال شرکت تبدیل می کنند، استفاده نمایند.

 

دوره آموزش سانترال پاناسونیک و ایزابل (سیپ سرور)

تلفن سانترال چگونه کار می کند

وظیفه ی اصلی سیستم تلفن سانترال این است که تماس های داخلی را به راحتی بین خطوط تماس منتقل و تماس های خروجی را نیز آسان تر نماید. چنین قابلیتی برای شرکت هایی که دارای تعداد زیادی از کارکنان هستند موجب راحتی بهره وری و هزینه های روزمره ی ارتباطی شده است.

زمانی که کارمندی در یک بخش ( یا دفتر) با کارمند دیگری در همان شبکه تماس می گیرد، تماس از طریق خطوط داخلی هدایت و نیازی به خطوط خارجی نیست. و درست زمانی که همین کارمند نیاز به یک تماس خارج از شبکه های شرکت ( تماس خروجی) دارد، یک خط از همان خطوط رد و بدل به آسانی در دسترس او قرار می گیرد.

این سیستم می تواند کسب و کارهارا از هزینه های ارتباطی خدمات تلفنی خارج از مدیریت خود برای حجم زیادی از تماس های درون شبکه ای، نجات دهد.

نرم افزار های ضبط مکالمات تلفن سانترال

قبل از تصمیم گیری برای نصب هر نوع نرم افزار ضبط مکالمات تلفن سانترال، عوامل گوناگونی اعم از نرم افزار مناسب، نحوه ی استفاده از آن و نوع تماس هایی که قرار است ضبط کنید را باید درنظر بگیرید. برخی از نرم افزار های ضبط مکالمه می توانند تمام تماس های ورودی و خروجی را ضبط کنند اما برخی دیگر به شما امکان انتخاب زمان شروع و پایان ضبط را نیز می دهند. به علاوه، مهم ترین عواملی که باید درباره ی نرم افزار ها درنظر بگیرید امنیت، ذخیرسازی و قابلیت نظارت بر تماس است که برروی زمان ضبط و قیمت بسیار تاثیرگذار هستند.

برخی از محبوب ترین نرم افزارها عبارتند از RingBlaze, Grasshopper, Dialpad, Ooma, and RingCentral هستند که می توانید برای ضبط مکالمات سازمان و کسب و کار های خود از آنها استفاده نمایید.

 قابلیت ضبط مکالمات تلفن سانترال

توانایی ضبط مکالمات، معمولا تمام سیستم یا گاهی شامل مواردی (مانند، نمایش شماره تماس ها، شماره تماس گیرنده یا خطوط) باشد که تلفن های سانترال آن را کنترل می کنند. این قابلیت ها ممکن است با یک تماس یا استفاده از هرنوع نرم افزار ارتباطی باشد.

ازآنجایی که ممکن است دقت یا تاخیر ضبط مکالمات تلفن سانترال بالا باشد، بهتر است از برنامه ی کنترل صدا یا تماس نیز در حین ضبط مکالمات استفاده نمایید.

عملکرد این ویژگی ضبط مکالمات به این صورت است که در ابتدا سیگنال‌های صوتی مکالمات، توسط یک مدار فیلتر صدا از روی سیم‌های خط تلفن جداشده و پس از عبور از مدار تقویت کننده، وارد مدار بالانس صدا می شود.  در این مدار شدت صدای طرفین به یک میزان بالانس شده و سپس وارد مدار ضبط صدا می شود. همچنین اطلاعات شماره‌های تلفن و زمان وقوع مکالمه نیز ثبت شده و توسط رابط نرم افزاری و یا به صورت مستقیم به عنوان نام فایل ضبط شده در اختیار کاربر قرار می گیرد.

انواع تلفن های سانترال

از انواع تلفن های سانترال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• آنالوگ

تلفنهای آنالوگ، تلفن هایی هستند که از طریق یک زوج سیم به سانترال ارتباط داده می‌شوند. این تلفن ها با تجهیزات و مدل های مختلفی دارای هزینه های متفاوتی هستند. نمونه‌های S500، S580، S880 از تلفن‌های سانترال پاناسونیک معروف‌ترین مدل‌های آنالوگ هستند. دارا بودن قابلیت نمایش شماره (Caller ID) یکی از خدمات ویژه این مدل گوشی تلفن های سانترال است.

• هایبرید

تلفن های هایبرید جزء تلفن‌های رومیزی شناخته می‌شوند. این مدل نیز توسط دو زوج بوق و دیتا به سانترال متصل می‌شوند. این تلفن ویژگی برقراری گفتگو دوطرفه و امکان ارسال و یا دریافت دیتا را دارد. این قابلیت توسط دکمه‌‌های قابل برنامه‌ریزی مانند دکمه شماره‌گیری سریع  (Speed Dial)، حالت‌های متفاوت تماس‌های داخلی (Blf) و موارد دیگر انجام می‌گیرد. از مدل‌های معروف تلفن‌های هایبرید پاناسونیک می‌توان به مدل KX-T7730 اشاره کرد.

• دیجیتال

این تلفن ها نیز به دلیل داشتن قابلیت یک زوج ارتباطی با سیستم سانترال که به شکل هم‌زمان امکان ارسال و دریافت صدا و دیتا را دارد، شناخته می‌شوند. به علاوه تلفن دیجیتال می‌تواند  گوشی‌های دیجیتال را از پورت خروجی به یکدیگر متصل نماید، به طوری که امکان برقراری دو تلفن به راحتی انجام‌پذیر باشد. از مدل‌های پرفروش تلفن دیجیتالی پاناسیونیک می‌توان به KX-T7665،KX-DT333، KX-DT343 اشاره کرد.

• تحت شبکه IP

این تلفن ها که به Voip نیز مشهور شده اند، از طریق امکانات گسترده می‌توانند با اتصال به اینترنت و دسترسی به IP شبکه برقراری ارتباط را ممکن سازند. در واقع، کاربران این سیستم می‌توانند از شرکت، خانه، در سفر و هر مکان دیگری  وارد این سیستم شده و از قابلیت‌های آن نهایت استفاده را ببرند.

هرکدام از انواع تلفن های سانترال دارای ویژگی و کاربرد های متفاوتی هستند که افراد می توانند با توجه به نیاز های خود یکی از آنهارا انتخاب و تهیه کنند.

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

مزایا ضبط مکالمات تلفن سانترال

از مزایای ضبط مکالمه تلفن های سانترال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تمام موارد را در نظر بگیرید

با ضبط مکالمات، شما می توانید به راحتی متوجه موضوعاتی که کارکنان با یکدیگر در میان می گذارند بشوید. شما حتی می توانید علاوه بر آگاهی از تمام مکالمات آنها ، متوجه لحن و کلماتی که به کار میبرند نیز بشوید. این می تواند برای شما در مکالمات تیم فروش و پشتیبانی کمک شایانی باشد.

به علاوه شما می توانید از مکالماتی که کارکنان شما با مشتریان انجام می دهند باخبر شوید و شیوه و ارتباطات آنهارا تصحیح نمایید. بهبود مستمر شیوه ی بیان کلمات و ارتباطات باعث می شود مشتریان شما علاقه مند به ادامه ی تماس باشند.

• سوابق تمام تماس ها را داشته باشید

ضبط تماس ها و بایگانی آنها در بخش crm یا هر سیستم اطلاعاتی دیگری می تواند به بهبود تجارت شما کمک کند. بایگانی تماس ها به نمایندگان فروش شما کمک میکند تا با جزئیات هر مکالمه آشنا شوند. به علاوه چنین قابلیتی مانند جمله ی ” از آنجایی که به ما گفتید از محصول/ خدمات ما راضی هستید، می خواهیم پیشنهاد های جدید و ویژه یمان را برای شما شرح دهیم.” است.

زمانی که درحاله مکالمه با هر مشتری هستید، باید نقش فعالی در خوب گوش دادن داشته باشید. به علاوه یادداشت برداری در طول تماس به شما در پیگیری جزئیات و ایده ها کمک می کند اما فرآیند گوش دادن و یادداشت کردن ممکن است بسیار سخت و دشوار باشد. به همین دلیل، ضبط مکالمات تلفن سانترال به شما این امکان را می دهد که به راحتی برروی مکالمات خود مترکز شوید و بعد از تماس به یادداشت برداری بپردازید.

• بخش بازاریابی خود را تقویت کنید

با ضبط مکالمات تلفن سانترال شما همچنین می توانید با انتظارات مشتریان خود آشنا شوید. با اجازه دادن به تیم بازاریابی برای گوش دادن به تماس ها،آنها به راحتی می توانند با انواع مشتریان و هدف خرید آنها آشنا شوند.

داشتن یک طرح کلی از شخصیت خریداران می تواند به شما به طور قابل توجهی در بازاریابی شما تاثیر گذار و کارآمد کمک کند. با ضبط مکالمات تلفن سانترال شما می توانید با پیشنهاد های آنها و مزایای محصولات خود از نظر مشتریان با خبر شوید و راهکار های خلاقانه ای برای بخش بازاریابی ارائه دهید. به علاوه شما می توانید از کلمات کلیدی که مشتریان حین خرید استفاده می کنند، برای تبلیغات آنلاین و غیره بهره کافی را ببرید.

اینکه شما می توانید بعدها به مکالمات خود گوش دهید، از مهم ترین مزایا تلفن های سانترال است و در جذب مخاطب تاثیر فراوانی دارد. به علاوه می تواند در ارتباط موثر و بیان مطالب به صورتی که مخاطب شمارا ترغیب نماید، کمک کند.

• بازیابی جزئیات از دست رفته

گاهی اوقات، سرعت تماس ها بالاست و نمایندگی های شما مجبورند علاوه بر صحبت با مشتریان زیادی، به خوبی به آنها گوش بدهند و یا مشاوره دهند. بنابراین، قابلیت ضبط مکالمات تلفن سانترال برای کسب و کار شما بسیار ایده آل باشد. به علاوه اگر در برخی تماس ها متوجه ی بیان نادرست یا مشاوره بد به مشتری شدید می توانید در مکالمات بعدی آنهارا تصحیح و بیانه خود را تغییر دهید.

• مراقبت از کلمات خود

صرف نظر از نوع کسب و کار، جلب توجه مشتری جدید بسیار سخت تر و گرانتر از حفظ مشتری های قبلی است. مهم ترین راه حفظ مشتری ارائه بهترین خدمات و پاسخ گویی سریع است. به همین دلیل و با این روش میتوانید به راحتی با انتظارات مشتریان خود آگاه و در محصولات خود طرح بندی کنید.

 

جمع بندی

فرقی نمی کند شما درحال راه اندازی یک استارتاپ کوچک یا یک شرکت بزرگ هستید، ارتباطات تلفنی به طور کلی در ارائه بهتر خدمات شما بسیار کمک کننده خواهند بود. ارتباط به هر مشتری چه از راه دور و چه نزدیک می تواند در جلب نظر آنها به محصولات و خدمات شما موثر باشد. به علاوه شما می توانید با مراجعه به سایت PBX SHOP  با دوره های آموزشی مربوط به انواع تلفن های سانترال و عملکرد آنها بیشتر آشنا شوید.