وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ / تاخیر در زنگ خوری داخلی ها

در این مطلب قصد داریم به شما آموزش دهیم که چگونه وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ ایجاد کرده وهیچ تماسی در دستگاه های سانترال پاناسونیک مدل tem/tes 824 را از دست ندهیم.

یکی از اهداف اصلی خرید و نصب دستگاه های سانترال این است که بتوانیم تمامی تماس های وارد شده را پاسخ دهیم و از خطوط داخلی و شهری که به این دستگاه های وصل می شود بهترین استفاده را داشته باشیم.

هدف از وقفه زنگ خوری داخلی سانترال چیست؟

در برخی از موارد مشاهده می شد که اپراتور یا کاربر برخی از خطوط داخلی به دلایل مختلف توانایی پاسخ دادن به زنگ خوری ها را ندارند.  

در این هنگام ما می توانیم با مشخص نمودن یک وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ خاص، این تماس را به داخلی های دیگر منتقل نموده تا از طریق آن داخلی ها به راحتی پاسخ تمامی تماس ها داده شود.

 نحوه ی ایجاد وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴

برای ایجاد وقفه زنگ خوری و انتقال تماس به یک داخلی دیگر لازم است از کد خاصی در برنامه ریزی دستگاه های سانترال tem/ted 824 استفاده شود.

برای ایجاد وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ به دلیلی که در بالا اشاره شد کافی است ابتدا به حالت برنامه ریز دستگاه برویم.

بعد از رفتن به حالت برنامه ریزی باید کد مورد نظر برای ایجاد وقفه در زنگ خوری یعنی ۴۱۱ را وارد نماییم.

بعد از وارد نمودن این کد و فشار دادن کلید sp-phone پیغام CO-NO? روی نمایشگر تلفن ظاهر می شود که در واقع بیانگر انتخاب خط یا خطوط مورد نظر برای ایجاد وقفه در زنگ خوری های داخلی آن ها و سپس انتقال این تماس ها می باشد.

انتخاب کلید ستاره در این مرحله یعنی اینکه تمامی خطوط مد نظر ما می باشند.

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

بعد از این مرحله از طریق پیغام نمایش داده شده روی صفحه نمایشگر تلفن می توانیم زمان ایجاد وقفه زنگ خوری را مشخص نماییم. این زمان بیانگر این است که بعد از این مدت که تلفن زنگ خورد و کسی پاسخ آن تماس را نداد، تماس مورد نظر به داخلی های دیگر منتقل شود.

برای تغییر در زمان وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ و ایجاد زمان مورد نظر خودمان می توانیم از کلید AUTO ANS استفاده نماییم. زمان تاخیر در وقفه زنگ خوری در این سانترال ها برای خطوط داخلی می توانند ۵، ۱۰ یا ۱۵ ثانیه باشد.

البته باید در نظر داشته باشید که قبل از ایجاد این تغییرات، حالت خط داخلی مورد نظر روی Immediately قرار دارد که بیانگر پاسخ فوری می باشد.

مثلا برای جک ۰۱ ما این حالت نشان می دهد که کلیه ی خطوط شهری به صورت فوراً روی این خط زنگ می خورد و اگر بخواهیم این زنگ خوری با وقفه ی ۱۰ ثانیه ای باشد باید حالت خط مورد نظر را روی ۱۰ ثانیه بگذاریم.

برای تغییر حالت دیگر خطوط نیز می توانیم به راحتی با استفاده از دکمه های SP-PHONE و یا REDIAL وقفه های زنگ خوری مشخصی را ایجاد نماییم.

دکمه ی SP-PHONE برای رفتن به تنظیمات خطوط بعدی و دکمه ی REDIAL برای ایجاد تغییر در تنظیمات خطوط قبلی استفاده می شوند. مثلاً اگر روی خط ۲ قرار داشتیم می توانیم برای تغییر تنظیمات خط ۳ از دکمه ی SP-PHONE و برای تغییرات در تنظیمات خط ۱ از دکمه ی REDIAL استفاده نماییم.

برای تغییرات در داخلی ها نیز می توانیم از دکمه های جهت نما استفاده نماییم. با استفاده از این دکمه ها می توانیم به راحتی به شماره ی جک مورد نظر خود برای ایجاد وقفه ی زنگ خوری مناسب دست پیدا کنیم و تنظیمات مربوط به آن را اعمال نماییم.

در انتها برای ذخیره تنظیمات انجام شده در وقفه های زنگ خوری خطوط داخلی مختلف، دکمه ی STORE را فشار می دهیم و سپس با وارد نمودن دکمه ی HOLD و PROGRAM از حالت برنامه ریزی دستگاه خارج می شویم.

تنظیمات مربوط به حالت زنگ خوری خطوط داخلی

حالت زنگ خوری داخلی های مختلف را باید قبل از ایجاد وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ با استفاده از کد های ۴۰۸،۴۰۹ و ۴۱۰ تعیین نماییم. در ویدیو های قبلی این حالت ها و کد های مربوط به آن ها به صورت کامل توضیح داده شده است.  

این حالت ها مشخص می کنند که آیا خطوط مختلف به این داخلی ها زنگ بخورند یا خیر؟ و اگر قرار است خطوط به این داخلی ها زنگ بخورند باید به چه صورتی باشد که با استفاده از کد ۴۱۱ می توان تنظیمات آن را انجام داد.

تاخیر در زنگ خوردن داخلی سانترال ۸۲۴ چگونه تنظیم می‌شود؟

در بسیاری از سازمان‌ها نیاز است تماس‌های ورودی ابتدا روی یک داخلی خاص مانند اپراتور زنگ بخورد و در صورت پاسخ ندادن، پس از چند ثانیه به داخلی‌های دیگر منتقل شود. این قابلیت در دستگاه سانترال پاناسونیک ۸۲۴ با استفاده از تنظیم زمان وقفه زنگ خوری امکان‌پذیر است. با استفاده از این ویژگی می‌توان فرآیند پاسخگویی به تماس‌ها را مدیریت کرد تا هیچ تماس مهمی از دست نرود. به طور معمول مدیر سیستم زمان تاخیر را بین ۵ تا ۱۵ ثانیه تنظیم می‌کند تا ابتدا اپراتور فرصت پاسخگویی داشته باشد. در صورت عدم پاسخ، تماس به صورت خودکار به سایر داخلی‌های تعریف شده هدایت می‌شود.

چرا تماس‌های ورودی در سانترال ۸۲۴ به داخلی دیگر منتقل می‌شوند؟

یکی از قابلیت‌های کاربردی مرکز تلفن پاناسونیک ۸۲۴ انتقال خودکار تماس‌ها در صورت عدم پاسخگویی داخلی اولیه است. این قابلیت معمولاً در شرکت‌ها برای جلوگیری از از دست رفتن تماس مشتریان استفاده می‌شود. به عنوان مثال ممکن است تماس ابتدا به واحد فروش هدایت شود و اگر کسی پاسخ نداد، تماس به واحد پشتیبانی منتقل گردد. این فرآیند باعث می‌شود تماس‌های ورودی همیشه توسط یک کاربر پاسخ داده شوند. همچنین با تنظیم صحیح این ویژگی می‌توان تجربه تماس بهتری برای مشتریان ایجاد کرد.

چه زمانی باید وقفه در زنگ خوری داخلی سانترال ۸۲۴ را فعال کنیم؟

فعال کردن وقفه در زنگ خوری داخلی زمانی مفید است که چند کارمند مسئول پاسخگویی به تماس‌ها باشند. در این شرایط اگر یک داخلی در دسترس نباشد، تماس به صورت خودکار به داخلی‌های دیگر منتقل می‌شود. این موضوع در شرکت‌هایی که تماس‌های زیادی دریافت می‌کنند اهمیت زیادی دارد. همچنین در محیط‌های اداری بزرگ که چند بخش مختلف دارند، استفاده از این قابلیت باعث افزایش سرعت پاسخگویی می‌شود. در واقع وقفه زنگ خوری نوعی سیستم پشتیبان برای پاسخ به تماس‌های ورودی محسوب می‌شود.

تاثیر تنظیم تاخیر زنگ خوری بر مدیریت تماس‌های ورودی

تنظیم صحیح زمان تاخیر زنگ خوری می‌تواند نقش مهمی در مدیریت تماس‌های ورودی داشته باشد. اگر زمان تاخیر خیلی کوتاه باشد تماس سریعاً به داخلی‌های دیگر منتقل می‌شود و ممکن است نظم پاسخگویی به هم بخورد. در مقابل اگر زمان تاخیر بیش از حد طولانی باشد احتمال از دست رفتن تماس افزایش پیدا می‌کند. بنابراین مدیر سیستم باید با توجه به تعداد کارمندان و حجم تماس‌ها بهترین زمان را انتخاب کند. معمولاً زمان‌های ۱۰ یا ۱۵ ثانیه برای اکثر شرکت‌ها گزینه مناسبی محسوب می‌شود.

نکات مهم قبل از تنظیم وقفه زنگ خوری در سانترال ۸۲۴

قبل از اعمال تنظیمات مربوط به وقفه زنگ خوری در سانترال ۸۲۴ بهتر است وضعیت زنگ خوردن خطوط شهری روی داخلی‌ها بررسی شود. اگر داخلی مورد نظر برای دریافت تماس‌های ورودی تعریف نشده باشد، اعمال وقفه زنگ خوری تأثیری نخواهد داشت. همچنین لازم است مطمئن شوید داخلی مقصد برای انتقال تماس فعال است و امکان پاسخگویی دارد. بررسی تنظیمات مربوط به کدهای برنامه‌ریزی سانترال نیز اهمیت زیادی دارد. انجام این بررسی‌ها باعث می‌شود فرآیند انتقال تماس‌ها بدون مشکل انجام شود.

صفحه اختصاصی pbxshop در آپارات