مدیریت کسب و کار با سیستم ویپ
با توجه به تغییرات ایجاد شده در نحوه کار سازمان‌ها و افزایش دورکاری افراد شاغل در موسسات گوناگون، راه‌اندازی سیستم تلفنی هوشمند ویپ ضروری به نظر می‌رسد.
آنچه در این مقاله می خوانید:
این سیستم امروزه به عنوان یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین ارکان سازمان‌های توسعه یافته تلقی می‌گردد. سیستم ویپ با وجود مزیت‌های زیر با افزایش روزافزون محبوبیت خود در بین سازمان ها و کاربران روبرو است.
مزایای راه‌اندازی سیستم ویپ در سازمان‌ها
- کاهش هزینه‌ها به میزان قابل توجه
- راه‌اندازی سریع
- امکان راه‌اندازی و نصب بدون نیاز به کابل‌کشی گسترده در سازمان
- امکان برقراری تماس صوتی و تصویری به صورت گسترده
- کیفیت صدای خوب بدون نویز
- امکان ارسال و دریافت فکس
- امکان ضبط مکالمات
- امکان دریافت پیغام صوتی و تصویری
- امکان برقراری ارتباط با انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری
- قابلیت برقرای صف تماس‌های ورودی مشتریان و مدیریت آنها
- قابلیت گزارش‌گیری از تماس‌های ورودی و خروجی به همراه تاریخچه آنها
- قابلیت برقراری کنفرانس تصویری با تعداد زیادی از کاربران
با وجود تمامی مزایای اشاره شده، بسیاری از کسب وکارهای کوچک نسبت به راه‌اندازی سیستم فوق و تاثیر آن در افزایش بهره‌وری مطمئن نیستند. در زیر تعدادی از راه‌کارهای مدیریت کسب و کار با وجود این سیستم ذکر می‌گردد.
نحوه ایجاد اتصال ویپ
امکان تمرکز بیشتر بر روی کسب و کار با کمک ویپ
این سیستم یک ابزار پرقدرت برای حفظ رقابت در عرصه کسب و کار می‌باشد. با وجود این سیستم بهره‌وری افزایش یافته و ابزار ارتباطی ساده و ترکیبی در سازمان قابل دسترس قرار می‌گیرد. میتوان صدا، تصویر و اطلاعات را محافظت نمود و دسترسی شبکه ویپ را حتی از منزل نیز برقرار نمود.
کاهش هزینه ها در کسب و کار
با این ابزار مدرن و پیشرفته امکان کاهش هزینه‌ها وجود دارد. به عنوان مثال به واسطه برقراری کنفرانس آنلاین و تماس تصویری هزینه ناشی از برقراری مکالمه تلفنی با سیستم سنتی کاهش قابل توجهی خواهد داشت. میتوان هزینه‌های رفت و آمد و اسکان را کاهش داده و همزمان با آن بازدهی مورد انتظار با همفکری تمامی عوامل سازمان محقق گردد.
بهبود خدمات به مشتریان و ارتقا مشتری مداری
با بهره‌مندی از ویپ، امکان در دسترس بودن بیشتر کارکنان و متصل ماندن آنها فراهم می‌گردد. با وجود ارتباط یکپارچه در تمامی قسمت‌های مورد نظر امکان بهبود سرویس به مشتریان و افزایش رضایت از سازمان فراهم است. تمامی امکاناتی که در حالت استفاده از تلفن مخابرات می‌بایست بابت آنها هزینه پرداخت شود با وجود این سیستم به صورت رایگان و نامحدود در دسترس خواهد بود.
نحوه راه اندازی سانترال ویپ یستار (Yeastar)
خدمات و قابلیت‌های مهم این سرویس در هنگام تماس مشتریان
مدیریت تماس های ورودی و خروجی
این قابلیت به ما کمک می‌کند که تماس های ورودی را اولویت‌بندی کرده و نگهداری کنیم. در ضمن میتوان تماس‌های دریافتی خاصی را مسدود کرده و مسیر آنها را تغییر داد. این ویژگی موجب بهبود عملکرد بخش مارکتینگ و پشتیبانی خواهد شد در نتیجه با کاهش نارضایتی از سمت مشتری و بهبود عملکرد این واحد ها همراه است.
امکان مسیریابی تماس‌ها
با مسیریابی پیشرفته تماس، امکان نظام‌مند کردن و هدایت تماس‌های ورودی وجود دارد. میتوان یکامکان هدایت کردن یک تماس ورودی با توجه به نوع مشتری، خواسته ها، عملکرد و در دسترس بودن کاربران وجود دارد. با کمک این سیستم، امکان اتصال تماس‌های اشتباه مشتریان به حداقل می‌رسد.
امکان انتقال تماس‌ها
این ویژگی موجب هدایت یک تماس ورودی به مقصد مورد نظر می‌شود. با کمک این ویژگی، تمامی تماس‌ها پاسخ داده خواهند شد و به قسمت مورد نظر متصل خواهند شد. حتی در مواقعی که کارکنان سازمان مشغول کاری هستند با کمک این ویژگی هیچ نوع تماسی بدون پاسخ نمی‌ماند.
در صورت دریافت تماس با یک تلفن و با کمک ویژگی call pulling میتوان تماس‌های دریافتی را به تلفن همراه انتقال داد.
تجزیه و تحلیل تماس ها
با کمک این سیستم داده های واقعی از مشتری‌ها ثبت می‌گردد و نسبت به بهبود مشتری مداری اقدام می‌شود.
پاسخگوی خودکار
یکی دیگر از امکانات مهم سیستم تلفنی ویپ، مدیریت تمامی تماس‌ها حتی در ساعات شلوغ کاری سازمان ها می‌باشد.
با وجود قابلیت پاسخگویی خودکار، در ساعات پایانی وقت اداری که معمولا کارکنان دچار خستگی می‌شوند، امکان برخورد گرم با مشتری فراهم می‌گردد. تماس‌های ورودی با این روش به طور خودکار به شماره‌ای دیگر ارتباط پیدا کرده و مشتری مداری رعایت می‌گردد.
۱۴ نکته مهم برای خرید تلفن سانترال ویپ
امکان نگه داشتن مشتری پشت خط در مواقع اشغال بودن خطوط
با وجود این ویژگی میتوان در مواقع اشغال تمامی خطوط، تماس‌های ورودی را نگه داشت و پس از آزاد شدن به اوپراتور مربوطه وصل نمود.
شیوع ویروس کرونا باعث لغو بسیاری از کنفرانس‌ها و جلسات حضوری گردیده است. سفرهای کاری محدود شده و عملکرد سازمان‌ها بعضا دچار مشکلاتی گردیده‌اند.
بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند جهت حفظ سلامتی کارکنان از دورکاری استفاده کنند. برای عبور از این مشکلات و چالش‌ها همانگونه که در بالا اشاره گردید استفاده از سیستم ارتباطی ویپ ضروری به نظر می‌رسد.
با وجود یک لپ تاپ یا تبلت برای هر کارمند و یک سیستم مرکزی برای مدیریت تماس‌ها میتوان به واسطه بهره‌مندی از تمامی ظرفیت‌ها از ضرردهی سازمان و در مواردی ورشکستگی جلوگیری نمود.
دیدگاه شما درباره این مقاله چیست ؟