مرکز تلفن آنالوگ یا مرکز تماس ویپ؟ کدام مناسب تر است؟

در اکثر موارد، هنگامی که از مرکز تماس ویپ و خدمات تلفن سانترال سخن به میان می‌آید، افراد آن‌ها را با هم یکی می‌دانند؛ اما واقعیت اینگونه نیست و این دو با هم متفاوتند. داشتن اطلاعات کافی در مورد هر کدام از آن‌ها باعث می‌شود تا صاحبان کسب و کارها بتوانند به راحتی، هنگام انتخاب و خرید سیستم ارتباطی و شبکه ای خود، بهترین گزینه را پیدا کنند. از این رو باید ابتدا بدانیم مرکز تلفن آنالوگ و ویپ چه خصوصیاتی دارند و تفاوت‌های آن‌ها با هم در چیست؟

مرکز تلفن آنالوگ و خصوصیات آن

گاهی اوقات پیش می‌آید که یک شرکت بزرگ، تعداد زیادی کارمند دارد که هر کدام نیز برای ارتباط تلفنی با ارباب رجوع و مراجع مختلف، به یک خط تلفن مجزا نیاز دارند. اگر قرار باشد یک خط شهری که از مخابرات برای شرکت تدارک دیده شده است، مورد استفاده قرار گیرد، بدون شک بسیاری از افراد پشت خط اشغال خواهند ماند.

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

از طرفی نمی‌توان برای هر کارمند یک خط مجزا در نظر گرفت؛ زیرا در این صورت هزینه‌های جاری به مراتب افزایش پیدا می‌کند. مرکز تلفن آنالوگ این مشکل را حل کرده است و به کاربران این امکان را داده است تا با یک یا چند خط شهری تلفن، صدها کارمند را مدیریت کنند. در این صورت برای هر کارمند نیز یک خط تلفن با داخلی مورد نظر تدارک دیده می‌شود. مرکز تلفن، به گونه ای عمل می‌کند که پس از ارتباط مراجع با خط اصلی، داخلی مورد نظر توسط آن‌ها درخواست داده می‌شود و مستقیما به همان اتاق یا فرد، متصل می‌شود و می‌توانند به صورت صوتی با هم ارتباط برقرار کنند.

به کمک مرکز تلفن ها، می‌توان ارتباط بین کارمندان را هم به صورت رایگان برقرار کرد. این عامل نیز سبب می‌شود تا هزینه‌های جاری شرکت به مراتب کاهش پیدا کند.

مرکز تماس ویپ و خصوصیات آن

از زمانی که تکنولوژی‌های جدیدی مانند اینترنت سرکار آمدند، استفاده از آن‌ها به روش‌های مختلفی انجام می‌شد. سیستم تماس ویپ نیز در بخش‌های زیادی جایگزین مرکز تلفن آنالوگ و قدیمی شد و کارایی آن را دربرداشت. البته نباید این مطلب را نادیده گرفت که بسیاری از خدمات ویپ، قابل استفاده در سیستم سانترال های قدیمی نیست.

در سیستم ویپ، داده‌ها به صورت بسته‌هایی درمی‌آیند و در شبکه انتقال داده می‌شوند. این داده‌ها را می‌توان از نوعی به نوع دیگر نیز تبدیل کرد. به عنوان مثال، داده‌های متنی را به داده‌های صوتی مبدل کرده و در شبکه انتقال داد.

در سیستم ویپ نیز مانند مرکز تلفن آنالوگ ، تماس‌های ورودی مدیریت می‌شوند و هر کدام به فرد یا دستگاه مورد نظر انتقال داده می‌شود. از طرفی می‌توان تنظیماتی را روی سیستم ویپ ایجاد کرد که به کمک آن شروطی را روی تماس‌ها قرار داد تا خود به خود به بخش مورد نظر انتقال داده شوند. به عنوان مثال، فروشنده‌ها را به بخش مدیریت فروش هدایت کند.

این سیستم قابلیت توسعه پذیری دارد و می‌تواند به تعداد نامحدود در شبکه کاربر ایجاد کرد. همچنین به کمک آن شیفت‌های کاری را می‌توان تنظیم کرد. از طرفی سیستم ویپ این قابلیت را دارد که تماس‌های تصویری، متنی و مبتنی بر اینترنت را هم ساماندهی کند.

تنظیماتی که سیستم ویپ دارد، به کاربر این قابلیت را می‌دهد که به سامانه‌های دیگر مانند نرم افزارهای مالی و اداری و CRM متصل شود و بر اساس عملکرد کارمندان، حقوق و مزایای آن‌ها را نیز بررسی کند. از این رو امکان مدیریت حرفه ای و دقیق را به کاربران می‌دهد.

مرکز تماس ویپ این قابلیت را دارد که با ارائه تنظیماتی به کاربر و مراجعه کننده، امکان دادن نظر و امتیاز را به کارمندان بدهد. از این رو می‌توان به کمک آن، میزان رضایت مندی از هر کارمند را بررسی کرد و ایرادات موجود را هم از بین برد.

تفاوت‌های بین سانترال های آنالوگ و مرکز تلفن های ویپ

توضیحاتی که ارائه شد، نشان می‌دهد که مرکز سانترال های آنالوگ، به مراتب ساده تر از مرکز تماس ویپ است. تفاوت‌های اساسی که در این دو سیستم وجود دارد، در زیر بررسی شده است:

• در سانترال های قدیمی یا همان مرکز تلفن آنالوگ تنها از داده‌های صوتی استفاده می‌شود؛ در صورتی که مرکز تماس ویپ امکان برقراری ارتباط تصویری را هم برای کنفرانس ویدیو و … فراهم می سازد.
• مرکز تماس ویپ امکان برقراری ارتباط را از سراسر دنیا به کاربران در یک شبکه می‌دهد؛ از این رو می‌توان برای شغل‌هایی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، از آن استفاده کرد.
• مرکز تماس ویپ قابل اتصال به سایر دستگاه‌های دیگر مانند دستگاه فکس، پرینتر و … است. همچنین می‌توان این دستورات را به صورت صوتی به سیستم ارائه داد و آن‌ها را اجرا کرد.
• مرکز تماس ویپ، تماس گیرنده‌ها را بدون این که خطوط مشغول شود، به کاربر مورد نظرشان متصل می‌کند. این کار در سیستم تلفن سانترال های قدیمی نیز انجام می‌گیرد؛ اما ترافیک در شبکه مخابرات بیشتر است و سیستم تماس ویپ، ترافیک شبکه را به مراتب کمتر می‌کند. به همین علت برای کسب و کارهایی که تعداد مخاطبان خارج از شبکه زیادی دارند، گزینه مناسب تری است.

کدام نوع از مرکز تماس برای کسب و کار شما مناسب تر است؟

قطعا بخش عمده ای از یک کسب و کار به ارتباط با تامین کنندگان کالا و خدمات، مشتریان و همکاران ارتباط دارد. از این رو نیاز است از تکنولوژی‌های روز دنیا برای این منظور بهره برد. حال باید ببینیم کدام نوع از این سیستم‌ها برای کسب و کارتان مناسب تر است. تجهیزاتی که برای هر کدام باید آماده کنید، با هم متفاوتند. به همین علت قبل از این که تصمیم بگیرید کدام نوع را برگزینید، باید با یک مشاور در این زمینه صحبت کنید.

به طور کلی در صورتی که بیش از دو نفر کارمند در یک مجموعه یا شرکت مشغول کار هستند نیاز است تا مرکز تلفن را تهیه کنید. حالا انتخاب مرکز تلفن آنالوگ یا سانترال های تحت شبکه که با ویپ می شناسیم، به انتخاب و نیاز های شما وابسته است.

برخی از کسب و کارها مانند شرکت‌های خدماتی مشتریان زیادی دارند که هر کدام در جایی قرار دارند. همچنین کسب و کارهایی که تعداد زیادی از کارمندان آن‌ها، دورکار هستند، سیستم و مرکز تماس ویپ بهترین گزینه برای آنهاست. در این صورت ترافیک شبکه به راحتی کنترل می‌شود و کاربران و مراجع پشت خطوط مشغول معطل نمی‌شوند.  

اگر نیاز به قابلیت های زیر جهت مدیریت بهتر تماس ها دارید حتما از مرکز تلفن های تحت شبکه یا همان ویپ استفاده کنید:

• راه اندازی داخلی های خارج از شبکه
• راه کارهای دورکاری
• گزارشگیری کامل
• راه اندازی انواع سناریو ها مثل تلفن گویا
• صف انتظار برای مشتریان
• امکان نظرسنجی از مخاطبین
• مدیریت بهتر تماس ها
• ارتباط با انواع سیستم ها و مرکز تلفن های ویپ
• فکس سرور
• صندوق صوتی
• ضبط مکالمات
• و قابلیت های دیگر

اگر به دنبال یادگیری و راه اندازی گام به گام سرور ویپ با مرکز تلفن ایزابل هستید می توانید از محصول جامع ایزابل استفاده کنید تا یک مرکز تماس حرفه ای را فراهم کنید