آموزش انتقال تماس با Ring Group و تفاوت آن با Follow Me در ایزابل (جلسه ۵۴)

 انتقال تماس با Ring Group در مرکز تلفن ایزابل

در مبحث توزیع تماس قرار است که در رابطه با انتقال تماس با Ring Group در مرکز تلفن ایزابل صحبت کنیم Ring Group شباهت زیادی به Follow Me دارد اما یک‌سری تفاوت‌هایی را با هم دارند که دقیقاً می‌خواهیم در این بخش در رابطه با همین تفاوت‌ها صحبت کنیم و موارد را به شما بگوییم.

 توضیحات اولیه

تفاوت Follow Me و Ring Group

به روی مرکز تلفن ایزابل برویم و توضیحات اولیه را داشته باشیم هرچند که ما به‌ صورت پراکنده یک توضیحاتی را در رابطه با Follow Me و Ring Group دادیم و تفاوت‌های آنها را خیلی کوتاه بررسی کردیم.

دوستان اولین تفاوتی که Ring Group با Follow Me دارد می‌توان گفت که Follow Me روی Extension‌ها منظور داخلی‌ها هست Soft Phone ها یا IP Phone ها ساخته می‌شود.

یعنی ما توی one note در قسمت Follow Me وقتی که Follow Me را ساختیم روی یک Extension مثل Extension 500 ساختیم که این می‌تواند یک IP Phone یا مثلاً Soft Phone باشد.

یعنی Follow Me از طریق یک IP Phone یا Soft Phone که ساخته شده ایجاد می‌شود و برنامه‌ریزی می‌شود. توزیع تماس را انجام می‌دهد.

اما Ring Group به ‌صورت مستقل هست و خود Ring Group هم دقیقا همین کار توزیع تماس را انجام می‌دهد یعنی ما می‌توانیم یک تماسی را به‌سمت یک Ring Group خاصی هدایت کنیم و بعد بین یک ‌سری از Extension ها براساس یک‌ سری از استراتژی‌هایی که ما انتخاب می‌کنیم توزیع یا پخش کنیم.

در ارتباط با این توزیع تماس و استراتژی‌ها در بخش قبل صحبت کردیم. پس Follow Me بر اساس IP Phone ها یا Soft Phone هایی که روی مرکز تلفن ساخته شده‌اند ایجاد می‌شود اما Ring Group به خودی خود یک اکستنشنی را دارد.

توضیح پارامترهای Ring Group

به ‌روی مرکز تلفن روی گزینه Ring Group برویم. به ‌صورت پیش‌فرض یک ۶۰۰ Ring Group یعنی Extensionهایی که به آنها Ring Group اختصاص داده می‌شود با ۶۰۰ شروع می‌شود.

ولی شما می‌توانید هر نامبری را به آن اختصاص دهید. مثلاً ما این را پاک کنیم و بخواهیم یک Ring Group را بسازیم دوباره وارد می‌شویم.

 در گزینه Ring Group Number اولین نامبری که به شما پیشنهاد می‌دهد ۶۰۰ است و در قسمت Group Description می‌توانید یک Description بگذارید که این دو گزینه را Follow Me ندارد.

اگر به‌ خاطر داشته باشید Follow Me تمام Extension ها را سمت راست صفحه داشت و هر اکستنشنی را که شما انتخاب و Submit می‌کردید Add به Edit تبدیل می‌شد. اما در Ring Group ما برای آن یک Number انتخاب می‌کنیم و یک Description به آن می‌دهیم.

مثلا” Description آن را ring-01  ‌می‌گذاریم یا Sell مثلاً که وارد بخش فروش شود یا ساپورت که وارد بخش پشتیبانی شود و هر Description خاصی را می‌توانید به آن بدهید.

ما در Follow Me گزینه Initial Ring Time یعنی مدت زمان Ring اولیه را داشتیم که آن Extension ساخته شده به آن زنگ می‌خورد و بعد به توزیع تماس می‌آمد که باز این پارامتر را ما در Ring Group نداریم.

پس ما در Ring Group گزینه Initial Ring Time را نداریم اما در Follow Me داریم.

من Follow Me را همزمان در اینجا باز کنم ما برای هرکدام می‌توانیم یک Follow Me بسازیم. مثلاً ۵۰۰ را در بخش قبلی ساخته بودیم. در این صفحه ما Initial Ring Time را داریم اما شماره Extension و Description را نداریم.

 Ring Time در Ring GROUP کاملاً مشابه با Follow Me هست.

می‌توانیم اکستنشن لیست‌های خود را می‌توانیم انتخاب کنیم یا در قسمت Quick Pick می‌توانیم سریعاً هر داخلی که مدنظر ما هست را اضافه کنیم و روی Extension List اینجا می‌توان گفت که توضیحات، کاملاً مشابه با Follow Me هست و ما در Follow Me هم دقیقاً همین داستان Pound را داشتیم و گفتیم که وقتی ما می‌خواهیم تماس را به خارج از مرکز تلفن بفرستیم

و در قسمت Extension List اگر قرار است که یک شماره‌ای را بگذاریم که از Outbound استفاده کند گفتیم که ابتدا یک Prefix می‌گذاریم و بعد شماره و در انتها برای اینکه Follow Me متوجه شود Pound را می‌گذاریم.

همین کار را روی Ring Group هم انجام می‌دهیم. یعنی همین ساختار مشابه همین توضیحی که اینجا به ما می‌دهد در Ring Group هم هست.

تقریباً پارامترهای Ring Strategy که در Ring Group می‌توانید استفاده کنید با Follow Me یکسان است که Follow Me یکی دو تا بیشتر دارد. اما گزینه‌های مهم آن Ring All هست که گفتیم تماس در آن واحد به تمام Extension ها به مدت زمان ۲۰ ثانیه پخش می‌شود.

بعد اگر کسی پاسخگو نباشد تماس به Destination If No Answer می‌آید و ما در اینجا می‌توانیم تماس را به جای دیگری هدایت کنیم.

پس اینها کاملاً مشابه Follow Me هستند اما برای اینکه یک مروری هم بشود من تمام این استراتژی‌ها را یک بار دیگر به ‌صورت خلاصه تکرار می‌کنم اما توضیحات کاملاً مشابه با Follow Me هست.

خلاصه تفاوت پارامترهای موجود در Follow Me و Ring Group

در گزینه Ring Time (max 300 sec) گزینه Prim گفتیم اگر آن داخلی مشغول باشد تماس از آن رد نمی‌شود. گفتیم که hunt حالت چرخشی را دارد و تماس به ‌ترتیب مثلا از ۵۰۱ به ۵۰۲ می‌رود و بعد اگر جواب نداد به ۵۰۴ بعد ۵۰۵ و ۵۰۶ می‌رود.

گفتیم در Follow Me اگر مشغول باشد رد نمی‌شود. ولی روی Ring Group ما یک گزینه دیگری را به ‌نام Skip Busy Agent داریم که می‌گوید Agent که مشغول است را رد کن. یعنی با این تیکی که ما در اینجا می‌زنیم مشکل اشغال بودن حل می‌شود و زمانی که آن داخلی مشغول باشد دیگر رد می‌شود و تماس سریع‌تر پاسخ داده می‌شود.

اما این مسئله hunt را ما در Follow Me داشتیم که گفتیم اگر آن را استفاده نکنیم بهتر است چون اگر داخلی اشغال باشد رد نمی‌شود. اما در Ring Group با گزینه ‌ Skip Busy Agent که اضافه شده مشکل hunt حل شده و می‌توان گفت که راهکار خوبی است.

دوستان Prim فقط Extension اول لیست را در نظر می‌گیرد که اگر اشغال باشد رد نمی‌شود. حالت hunt معمولی این است که ۵۰۱ اگر جواب ندهد به ۵۰۲ و بعد به ۵۰۳ می‌رود اما در حالت Memory Hunt اکستنشن‌های قبلی زنگ می‌خورند.

یعنی اگر ۵۰۱ جواب دهد و به ۵۰۲ برود بعد ۵۰۲ و ۵۰۱ با هم زنگ می‌خورند و به همین ترتیب ادامه پیدا می‌کند.

حالت First Available  

حالت First Available  می‌گوید اولین داخلی که در دسترس باشد و حالت First Not On Phone یعنی اولین تلفنی که مشغول نباشد که این دو گزینه هم بسیار مهم هستند که می‌توانیم از اینها هم استفاده کنیم.

اما معمولاً ما در Ring Group روی حالت hunt می‌گذاریم و Skip Busy Agent آن را فعال می‌کنیم. این پارامتر خوبی است یا Ring All می‌گذاریم که همه‌ آنها همزمان زنگ بخورند و سریع‌تر تماس را جواب بدهند. اما پیشنهاد می‌کنم که Skip Busy Agent را همیشه شما بزنید و فعال باشد.

تفاوت  Music On Hold در Follow Me و Ring Group

اینجا ما یک گزینه Music On Hold داریم که باز هم مشابه Follow Me هست و Announcement هم که قبل از توزیع پیغام پخش می‌کند و Ignore CF Setting می‌گوید تنظیمات CF یعنی کدهایی که روی گوشی زدیم و گوشی را به جای دیگر forward کردیم اینها را مدنظر قرار نده. یعنی اگر forward شده دیگر forward نکن و در بحث Ring Group فقط همان داخلی مدنظر ما هست.

قسمت Confirm Calls هم دقیقاً مشابه با Follow Me هست. موقعی که تماس بخواهد به‌ خارج از مرکز تلفن برود می‌توانیم توسط آن اپراطور تاییدیه تماس داشته باشیم.

پارامتر External CID

بحث External CID هست که این هم مشابه با Follow Me است. می‌توانیم برای تماس‌های خارجی CID را بر اساس پارامترهایی که دارد تغییر دهیم و این می‌تواند در جاهایی که می‌خواهیم چند تماس را همزمان ارسال کنیم و هرکدام یک caller ID خاصی را ارسال کند.

یا مثلاً می‌خواهیم تماسی را از اینجا به یک مرکز دیگر بفرستیم و می‌خواهیم تمام آنها با یک caller ID ارسال شوند و نمی‌خواهیم جدا باشند می‌تواند بسیار کاربردی باشد. پس شما می‌توانید برای تماس‌های خارجی caller ID را مشخص کنید یا آن را تغییر دهید.

گزینه Record Calls در Follow Me و Ring Group

یک گزینه با نام Record Calls دارد که به ضبط مکالمات مربوط است که این گزینه را هم Follow Me ندارد ولی در اینجا یعنی Ring Group هست. در Follow Me ما ضبط مکالمه نداریم اما این مورد خیلی خاصی نیست و می‌توان Record را روی Follow Me راه‌اندازی کرد. یعنی تماس را ابتدا ضبط کنیم و بعد به Follow Me بدهیم.

دلیل اصلی این موضوع که Follow Me این گزینه را ندارد این است که چون Follow Me روی Extension ساخته می‌شود و خود Extension تنظیمات ضبط مکالمه را به‌ صورت کامل با تمام پارامترها و در چهار وضعیت مختلف دارد که در بخش بعدی در رابطه با ضبط مکالمه صحبت می‌کنیم.

اما در این قسمت که در مورد آن صحبت می‌کنیم بدانید که چون Follow Me روی Extension ساخته می‌شود و تنظیمات ضبط مکالمه روی خود آن Extension هست دیگر در اینجا ما در Follow Me قسمت ضبط مکالمه را نداریم.

اما چون در Ring Group یک سرویس جدایی هست و ربطی به چیز دیگری ندارد و تماس یکدفعه به Ring Group انتقال پیدا می‌کند خودش ضبط مکالمه را به ‌صورت جداگانه دارد.

قسمت آخر هم به No Answer مربوط است. پس این کل تنظیمات Ring Group است. تفاوت‌های Ring Group را با Follow Me بررسی کردیم.

تست آن بسیار راحت است و شما می‌توانید روی مرکز تلفن خود یا سیستم خود چند تا Extension راه‌اندازی کنید و یک Ring Group را بگیرید زنگ بزنید و تماس برقرار شود. کاملاً از لحاظ عملکرد می‌توان گفت که مشابه با Follow Me هست.

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

تفاوت Ring Group و Follow Me در بحث Extension

یکی از تفاوت‌های دیگری که Ring Group دارد این است که شما Ring Group را به‌ صورت مستقیم چون Extension دارد می‌توانید شماره‌گیری کنید. مثلاً من در Extension List داخلی ۵۰۲ و ۵۰۱ را بسازم و بعد Submit کنم و Destination را هم حتماً مشخص کنید که لازم است و Terminate Call کردم.

من الان با داخلی ۵۰۰ می‌خواهم ۶۰۰ را که ساختیم را شماره‌گیری کنم. اینجا دو تا Extension List داریم که اولی ۵۰۰ و دومی ۵۰۱ است. در اپراطور پنل من با ۵۰۰ عدد ۶۰۰ را شماره‌گیری می‌کنم درجا ۵۰۱ و ۵۰۲ زنگ می‌خورند.

کاری که کردم این بود که با ۵۰۰ عدد ۶۰۰ را شماره‌گیری کردم. حال با ۵۰۲ عدد ۶۰۰ را شماره‌گیری می‌کنم. چون خود ۵۰۲ در لیست هست هم به خودش زنگ می‌زند و هم ۵۰۱ زنگ می‌خورد.

پس شما می‌توانید Extension را برای Ring Group خود بسازید و با هریک از داخلی‌های دیگر شماره‌گیری کنید و طبق آن استراتژی که ما مشخص کردیم توزیع تماس انجام می‌شود.

الان Ring All است روی حالت hunt بگذاریم Submit کنیم و بعد Apply بزنیم ببینیم چه اتفاقی می‌افتد. حال به روی اپراطور پنل برویم.

من با ۵۰۲ که روی hunt است عدد ۶۰۰ را شماره‌گیری می‌کنم. اول ۵۰۰ زنگ می‌خورد و ۲۰ ثانیه زمان می‌برد تا به بعدی برود. پس از آن بعدی زنگ می‌خورد.

اگر ما در Ring Group گزینه Ring Strategy را روی حالت Memory Hunt بگذاریم و زمان آن را در گزینه Ring Time به جای ۲۰ ثانیه مثلاً روی ۵ ثانیه بگذاریم  بعد Submit و Apply کنیم. بعد به اپراطور پنل برویم.

الان انتظار می‌رود که وقتی ۶۰۰ را شماره‌گیری کردیم اول ۵۰۰ زنگ بخورد

و بعد از ۵ ثانیه هردو تا با هم زنگ بخورند که این حالت Memory Hunt می‌شود.

حالت‌های دیگر را به‌عهده خود شما می‌گذارم می‌توانید با این روش به‌ راحتی تست کنید و بعضی از آنها را می‌توانید روی حالت اشغالی تست کنید یا مثلاً  گفتیم که Prim در لیست به اولین Extension مربوط است.

این هم تنظیمات Ring Group است که یک Extension خودش دارد و می‌توانیم با هریک از داخلی‌های دیگر IP Phone ها یا Soft Phone های دیگر شماره‌گیری کنیم یا هرکجای مرکز تلفن فرقی نمی‌کند.

نکته مهم در قسمت Destination

نکته بعدی در قسمت Destination ها که به همه‌ بخش‌های مرکز تلفن مربوط است که این گزینه را دارند ما در اینجا چیزی به‌نام Follow Me را نداریم چرا ؟ چون گفتیم Follow Me براساس Extension ساخته می‌شود اما Ring Group را اینجا داریم و می‌توانیم یک تماسی را برای توزیع بین یک لیست، از Ring Group در Destination استفاده کنیم.

ولی برای این‌ کار  نمی‌توانیم به طور مستقیم در Follow Me انتخاب کنیم باید به یک Extension بفرستیم که آن Extension در واقع Follow Me شده باشد.

پس در کمبوباکس Destination در انتهای هریک از بخش‌های مرکز تلفن می‌توانیم یک تماسی را به سمت یک لیستی که توزیع پیدا کند هدایت کنیم که Ring Group برای این‌ کار منطقی است اما Follow Me معمولاً یک نوعی از انتقال تماس است.

اما Ring Group معمولاً برای توزیع تماس استفاده می‌شود. مثلاً می‌خواهیم تماس را به یک جایی یا به گروهی هدایت کنیم و امیدوارم که در این دو سه بخشی که در ارتباط با انتقال تماس و توزیع تماس‌ها صحبت شد با مثال‌هایی که زدیم کاربرد Ring Group را با Follow Me برایتان قابل لمس بوده باشد و درک کرده باشید که چه زمان باید از Follow Me و چه زمان از Ring Group استفاده کنید.

اما مسئله‌ای که هست این است که شما باید حتماً به ‌صورت پروژه‎‌ای یا به ‌صورت سناریویی این کار را انجام دهید و کاملاً در هر پروژه راهکارهای انتقال تماس استفاده می‌شود. یعنی راهکارهایی هست که در تمام پروژه‌های کوچک و بزرگ به درد شما می‌خورد و زمانی که استفاده کنید و کار کنید دیگر کاملاً درک خواهید کرد که Follow Me چه کاربردی دارد و Ring Group چه کاربردی دارد.

هرچند که از هر یک از اینها می‌توان به جای هم استفاده کرد. یعنی می‌توان گفت کاری که Ring Group انجام می‌دهد می‌تواند تقریباً با Follow Me انجام شود و برعکس. اما بعضی اوقات برنامه‌ریزی را برای شما راحت‌تر می‌کند و به همین خاطر است که باید بدانید که چطور است و این دو چه فرق‌هایی با هم دارند.

در این مواقع مورد استفاده قرار می‌گیرند که با کمترین برنامه‌ریزی، بهترین تماس را به بهترین شکل بین یک ‌سری از داخلی‌ها یا یک داخلی در خارج از مرکز تلفن یا به یک مرکز تلفن در یک نقطه دیگری انتقال دهید. پس این بخش هم به انتقال و توزیع تماس مربوط بود. به سراغ بخش‌های بعدی آموزش برویم.

مقالات آموزشی سانترال پاناسونیک

ویدیوهای آموزشی رایگان

ما را در اینستاگرام دنبال کنید…