انتقال تماس در سانترال پرظرفیت TDA و TDE / آموزش عملی از طریق نرم افزار

در این مطلب قصد داریم به صورت عملی انتقال تماس در سانترال پرظرفیت را مورد بررسی قرار دهیم.

در مراکز و سازمان های بزرگ که از سانترال های پرظرفیت استفاده می کنند و دارای بخش های مختلف هستند، فوروارد یا انتقال تماس می تواند به عنوان یک راهکار اساسی و عالی برای از دست ندادن تماس های وارد شده به خطوط شهری و داخلی باشد.

به همین دلیل در صورتی که یک داخلی توانایی پاسخ دادن به یک تماس را به هر دلیل نداشته باشد، باید از قابلیت انتقال تماس در سانترال پرظرفیت سری TDA و TDE استفاده نمود تا فرد مورد نظر یا دیگر داخلی ها بتوانند به آن تماس پاسخ دهند.

دسته بندی انتقال تماس در سانترال پرظرفیت TDA و TDE

به طور کلی در دستگاه های سانترال فوروارد یا انتقال تماس با سه روش انجام می گیرد.

• ترانسفر
• انتقال تماس
• تغییر مسیر تماس

در روش اول که به صورت دستی نیز انجام می شود کاربر می تواند با فشار دادن دکمه ی ترانسفر روی گوشی تلفن خود به راحتی تماس را به یک داخلی یا خط شهری و موبایل ترانسفر نماید.

در روش فوروارد نمودن تماس ها که کاملاً اتوماتیک می باشد می توانیم از طریق انجام تنظیمات مختلف در نرم افزار برنامه ریزی سانترال پاناسونیک، تماس ها را به داخلی های دیگر انتقال دهیم.

انتقال تماس در سانترال پرظرفیت TDA و TDE نیز خودش به دو دسته تقسیم می شود.

فوروارد تماس های وارد شده از خطوط شهری

فوروارد تماس های برقرار شده از طرف داخلی های مرکز به یک داخلی دیگر 

هرسوالی که داری در انجمن مطرح کن

نحوه اجرای فوروارد تماس در سانترال پرظرفیت از طریق نرم افزار

برای فوروارد نمودن تماس های وصل شده از خطوط شهری به دستگاه سانترال می توانیم از قسمت ۲-۱۰ نرم افزار یعنی تعیین مسیر تماس های وارد شده به خطوط شهری استفاده نماییم.

در قسمت ۲-۱-۴ یعنی همان FWD/DND که مخفف فوروارد/ حالت مزاحم نشوید می باشد، می توانیم تمامی عملیات مربوط به فوروارد نمودن تماس های وارد شده از خطوط شهری و داخلی سانترال را انجام دهیم.

تصویر زیر مربوط به ۲-۱-۴ و قسمت های مختلف آن می باشد که در ادامه آن ها را توضیح خواهیم داد.

برای انتقال تماس در سانترال پرظرفیت سری TDA و TDE در قسمت Extension Number شماره ی داخلی که قصد داریم تماس های وارد شده به آن را به یک داخلی دیگر فوروارد نماییم را انتخاب می کنیم.

اگر قصد داشته باشیم تماس های وارد شده از خطوط شهری به این داخلی را به داخلی دیگری انتقال دهیم از قسمت call from co و اگر قصد انتقال تماس های وارد شده از داخلی های دیگر را داشته باشیم از call from extension استفاده می کنیم.

با توجه به اینکه معمولاً در شرکت ها و سازمان ها افراد با داخلی مورد نظر قصد برقراری ارتباط را دارند، از انتقال تماس ها در این حالت کمتر استفاده می شود.

البته در مواردی که تعداد داخلی ها و بخش های یک سازمان بسیار زیاد باشند قابلیت فوروارد تماس در سانترال پرظرفیت نیز می تواند کارایی مناسبی برای پاسخ دادن به تمامی تماس ها در هر بخش داشته باشد.

به طور مثال اگر یک کارمند به هر دلیل مدتی در میز کار خود حضور نداشته باشد، می توان تماس های وارد شده به داخلی آن را به یک داخلی دیگر فوروارد نمود.

پس از انتخاب شماره ی داخلی مورد نظر اگر قصد داشته باشیم تماس های وارد شده از خطوط شهری را به یک داخلی دیگر در سانترال TDA پاناسونیک انتقال دهیم باید در بخش اول حالت پاسخ دهی به تماس را از بین FWD و DND یا همان حالت مزاحم نشوید انتخاب نماییم.

با انتخاب DND هیچ تماسی از طرف خطوط شهری به داخلی انتخاب شده وارد نمی شود.

گزینه ی OFF نیز در این قسمت برای غیرفعالسازی تنظیمات انجام شده و وارد شدن تمامی تماس ها به داخلی مورد نظر استفاده می شود.

در ادامه در مورد حالت های مختلف دایورت تماس توضیح خواهیم داد.

دوره آموزش سانترال پاناسونیک و ایزابل (سیپ سرور)

تعیین دسترسی به خطوط شهری بعد از فوروارد تماس ها

بعد از عملیات فوروارد تماس به خطوط شهری که برای آن ها باید حتما از کد دسترسی به خطوط شهری که معمولا ۹ می باشد، باید دسترسی داخلی که تماس آن به خط شهری یا موبایل منتقل شده است را برای استفاده از خطوط شهری فعال نماییم.

یعنی یک داخلی برای اینکه بتواند تماس را به خطوط شهری یا موبایل منتقل نماید باید به یک یا چند خط شهری برای اینکار دسترسی داشته باشد.

برای دسترسی به خطوط شهری ابتدا باید داخلی را در قسمت ۱-۱-۴ نرم افزار در یک کلاس مشخص قرار داد.

سپس برای آن کلاس در قسمت ۱-۷-۲ و در سربرگ دوم یعنی CO & SMDR در ستون های مختلف قابلیت ترانسفر یا فوروارد را بر روی حالات Enable قرار دهیم.

برای آگاهی بیشتر از تنظیمات حالت DND و نوع کاربرد آن و همچنین اطلاعات بیشتر در مورد سناریو های مختلف برای فوروارد تماس ها، می توانید از پکیج جامع آموزش سانترال TDA و TDE و پکیج مقدماتی آموزش سانترال TDA و TDE استفاده نمایید.

بررسی حالت های مختلف برای فوروارد تماس های وارد شده

برای انتخاب کردن FWD Mode باید از بین گزینه هایی که در تصویر زیر مشاهده می کنید یک مورد را با توجه به نیاز سازمان انتخاب نماییم تا تماس ها با تبعیت از آن به داخلی مورد نظر که در قسمت آخر مشخص شده است، منتقل شوند.

در انتقال تماس در سانترال پرظرفیت سری TDA و TDE اگر بخواهیم همه ی تماس های خط شهری به داخلی مد نظر منتقل شوند باید گزینه ی FWD All را انتخاب نماییم.

در صورتی که قصد داشته باشیم تماس های وارد شده از  طرف خطوط شهری فقط در زمان مشغول بودن داخلی منتقل شوند از گزینه FWD Busy استفاده می کنیم.

اگر FWD N/A یا همان NO ANSWER را انتخاب نماییم در صورتی که داخلی مد نظر توانایی پاسخگویی به تماس های وارد شده را نداشته باشد، آن تماس از طرف خطوط شهری به داخلی که در اینجا مشخص شده است منتقل می شود.

گزینه ی چهارم برای فوروارد تماس در سانترال پرظرفیت نیز برای حالتی است که داخلی یا در حالت برقراری تماس و مشغول باشد و یا اینکه به دلایل مختلف پاسخی به تماس وارد شده داده نشود.

از میان گزینه های این قسمت اگر قصد داشته باشیم هیچ تماسی از طرف مشتریان برای شرکت و سازمان از دست نرود، بهترین گزینه انتخاب FWD Busy N/A می باشد تا در صورت مشغول بودن و یا عدم پاسخگویی، یک داخلی دیگری به تماس مشتریان پاسخ دهد.

برای فوروارد نمودن تماس ها از طرف داخلی های مرکز تلفن نیز می توانیم همین مراحل را انجام دهیم.

مشخص کردن مدت زمان انتظار برای فوروارد تماس ها در صورت عدم پاسخگویی

در انتها یک تایمر مهم برای مشخص کردن زمان عدم پاسخگویی به تماس ها قرار گرفته است که به صورت پیش فرض روی ۱۵ ثانیه قرار گرفته است.

این به آن معناست که در صورتی که داخلی مد نظر نتواند تا ۱۵ ثانیه تماس های وارد شده از طرف خطوط شهری یا دیگر داخلی ها را پاسخ دهد، تماس وارد شده برای پاسخگویی به یک داخلی دیگر منتقل می شود.

اگر به قسمت ۱-۱-۴ نرم افزار مراجعه نموده و سربرگ آخر یعنی FWD/DND را انتخاب نماییم می توانیم اطلاعات مربوط به فوروارد نمودن داخلی ها که در بخش قبلی به آن اشاره نمودیم را به طور کامل مشاهده کنیم.

این سربرگ حالت کلی داشته و فقط می توانیم اطلاعات و تنظیمات مربوط به فوروارد تماس در سانترال پرظرفیت تمامی داخلی ها که در قسمت ۲-۱-۴ انجام می شود را مشاهده کنیم و توانایی تغییر آن ها را نخواهیم داشت.

تغییر مسیر تماس در شیفت های کاری

با توجه به اینکه در شیفت های مختلف وضعیت پاسخگویی به تماس ها می تواند متفاوت باشد، باید از قابلیت فوروارد در تمامی شیفت ها به بهترین شکل ممکن استفاده نماییم.

یعنی ممکن است یک داخلی در شیفت روز هیچ فورواردی نداشته باشد اما با پایان یافتن زمان شیفت کاری و ترک کردن محل کار، تمامی تماس ها به یک داخلی دیگر مانند نگهبانی وصل شوند.

این در حالی است که برای مشاهده ی وضعیت فوروارد داخلی ها در قسمت ۲-۱-۴ باید تک تک داخلی ها را انتخاب نماییم.

با توجه به اینکه در قسمت ۲-۱-۴ نمی توانیم تنظیمات مربوط به فوروارد داخلی ها در شیفت های مختلف را انجام دهیم، باید از سربرگ دوم یعنی Intercept Destination استفاده کنیم.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید با کلیک کردن روی این سربرگ می توانیم برای شیفت های مختلف کاری، فوروارد داخلی ها را انجام دهیم.

برای هر دو حالت اشغال بودن داخلی یا عدم پاسخگویی به تماس وارد شده می توان این تغییر مسیر را اعمال نمود.

اگر از حالت N/A استفاده نماییم می توانیم در سربرگ بعدی همین قسمت، زمان زنگ خوری و یا عدم پاسخگویی هر داخلی برای فوروارد شدن تماس در تایم های مختلف کاری را انتخاب نماییم.

البته این نکته را در نظر داشته باشید که از میان فوروارد تماس در سانترال پرظرفیت در قسمت ۲-۱-۴ و Intercept Destination در این سربرگ فقط یک حالت می تواند فعال باشد.

با توجه به اینکه حالت فوروارد به Intercept Destination ارجحیت دارد، در صورتی که بخواهیم برای شیفت های کاری انتقال تماس را فعال نماییم باید حالت انتقال تماس در سانترال پرظرفیت سری TDA و TDE را برای داخلی مربوطه غیرفعال کنیم.

بیشتر بیاموزیم در آپارات