در سازمان ها و شرکت های بزرگ که حجم وسیعی از ارتباطات وجود دارد، باید برای مدیریت بهتر تماس ها از گروه بندی داخلی ها استفاده شود. توانایی پاسخ به تماس داخلی های دیگر که در گروه های مختلفی قرار گرفته اند و اهمیت آن باعث شده است تا در یکی از سناریو های پکیج آموزش سانترال TDA به این موضوع پرداخته شود.
آنچه در این مقاله می خوانید:
این موضوع علاوه بر توانایی مدیریت بهتر تماس ها می تواند باعث کاهش اتلاف وقت و همچنین پاسخگویی بهتر به نیاز های مشتریان در شرکت و سازمان شود.
گروه بندی داخلی ها
در نرم افزار سانترال های TDA، TDE و NS می توان با مراجعه به بخش ۱-۱-۴ داخلی های مختلف و گروه بندی های آن را مشاهده نمود.
در قسمت USER GROUP می توان به راحتی گروه بندی داخلی ها را تغییر داده و هر کدام از آن ها در گروهی خاص قرار داد تا بتوانند در موارد ضروری به راحتی پاسخ تماس های وارد شده به دیگر داخلی هایی که در آن گروه قرار گرفته اند را داد.
در این قسمت ما به طور فرضی ۴ تلفن داخلی ۱۰۱، ۱۰۲، ۱۰۳ و ۱۰۴ را بر روی دستگاه سانترال راه اندازی می کنیم.
بعد از این کار می توان در قسمت ۱-۱-۴ هر کدام از آن ها را در یک گروه خاص قرار داد.
برای اینکه شما به راحتی متوجه نحوه ی پاسخگویی به تماس های وارد شده به دیگر داخلی هایی که در یک گروه قرار گرفته اند شوید، داخلی ۱۰۱ و ۱۰۲ را در USER GROUP دو قرار داده و داخلی های ۱۰۳ و ۱۰۴ را در گروه ۳ قرار می دهیم.
کد های مربوط به Call Pickup
برای مشاهده ی کد های Call Pickup می توان از قسمت ۱-۶-۲ نرم افزار یعنی قسمت Features استفاده نمود.
این قسمت دو کد مربوط به Call Pickup وجود دارد که می توان از آن ها در موارد مختلف استفاده نمود.
کد *۴۰ برای GROUP Call Pickup و کد *۴۱ برای Directed Call Pickup استفاده می شوند.
بنابراین برای استفاده از هر کدام از این کد ها می توان به صورت زیر عمل نمود.
GROUP Call Pickup: (شماره گروه کاربران) *۴۰
Directed Call Pickup: (داخلی مورد نظر) *۴۱
در این مطلب ما قصد داریم به بررسی GROUP Call Pickup پرداخته و نحوه ی پاسخگویی به یک تماس داخلی دیگر را مورد بررسی قرار داد.
پاسخ به تماس داخلی های دیگر در سانترال TDA، TDE و NS
در این قسمت می خواهیم به طور فرضی نحوه ی پاسخگویی به تماس های وارد شده به یک گروه و داخلی های آن را مورد بررسی قرار دهیم.
به طور فرضی ۴ تلفن که به خطوط داخلی ۱۰۱، ۱۰۲، ۱۰۳ و ۱۰۴ وصل شده اند را در اختیار داریم.
اکنون از طریق تلفن داخلی ۱۰۴ با داخلی ۱۰۲ که در گروه ۲ قرار دارد تماس برقرار کنیم.
سوالی که در اینجا پیش می آید این است که آیا گروه ۳ می تواند به صورت پیش فرض تماس های وارد شده به گروه ۲ را پاسخ دهد یا خیر؟
با توجه به فرمولی که در بالا برای GROUP Call Pickup ذکر شد بر روی تلفن ۱۰۳ که در گروه ۳ قرار دارد کد *۴۰۰۲ را وارد می کنیم.
با توجه به اینکه هنوز تنظیمات دستگاه در حالت پیش فرض قرار دارد در این لحظه پیغام خطا روی دستگاه تلفن ۱۰۳ نمایش داده می شود و این داخلی اجازه ی پاسخ به تماس داخلی ۱۰۲ که در گروه دیگری قرار دارد را نخواهد داشت.
نکته ای که در اینجا باید به آن اشاره نمود این است که داخلی ۱۰۳ می تواند به صورت دایرکت تماس های وارد شده به هر داخلی که در گروه های دیگر قرار دارد را پاسخ دهد.
برای این کار کافی است از کد *۴۱۱۰۲ استفاده نمود تا بتوان تماس وارد شده به داخلی ۱۰۲ را از طریق ۱۰۳ پاسخ داد.
دوره آموزش سانترال پاناسونیک و ایزابل (سیپ سرور)پاسخ دادن به تماس وارد شده به داخلی هم گروه
در بالا تماس به گروه ۲ وارد شده بود و قصد داشتیم از طریق داخلی هایی که در گروه ۳ قرار داشتند، به تماس وارد شده پاسخ دهیم.
با توجه به اینکه user group ها از هم کاملاً جدا هستند به صورت پیش فرض این امکان برای کاربران وجود ندارد.
GROUP Call Pickup را می توان برای حالتی که قصد داریم به تماس یک داخلی هم گروه پاسخ دهیم به راحتی اجرا نمود.
به طور مثال فرض کنید داخلی های ۱۰۱ و ۱۰۲ در یک گروه قرار گرفته اند و به داخلی ۱۰۱ تماس وارد می شود.
اگر داخلی ۱۰۱ به هر دلیل توانایی پاسخ به تماس وارد شده را نداشته باشد می توان به راحتی از طریق وارد کردن کد *4002 به راحتی تماس وارد شده به داخلی مورد نظر را پاسخ داد.
بنابراین داخلی هایی که در یک گروه قرار گرفته باشند می توانند با وارد کردن کد مربوط به آن گروه تماس های وارد شده به دیگر داخلی های هم گروهی خود را به راحتی پاسخ دهند.
هرسوالی که داری در انجمن مطرح کنپاسخ دادن به تماس های وارد شده داخلی های دیگر گروه ها
به صورت پیش فرض امکان پاسخ دادن به تماس های وارد شده به یک داخلی که در گروه دیگری قرار دارد، امکان ندارد اما می توان از طریق تغییراتی که در نرم افزار ایجاد می شود به راحتی با وارد کردن یک کد خاص، تماس های وارد شده را به راحتی پاسخ داد.
برای اینکار باید به قسمت GROUP Call Pickup نرم افزار مراجعه نموده و تغییرات مورد نظر را روی آن اجرا نمود.
وارد بخش ۳-۳ نرم افزار شده و بر روی ALL Setting کلیک می کنیم تا تمامی تنظیمات مربوط به گروه بندی ها روی صفحه ظاهر شود.
در این قسمت ۶۴ عدد Call Pickup GROUP و ۳۲ عدد user group نیز مشاهده می شود که می توان تنظیمات مختلفی روی آن ها انجام داد تا بتوان از این طریق تماس های وارد شده ی به داخلی ها را به خوبی مدیریت نمود.
user group ها در واقع همان داخلی هایی هستند که در قسمت گروه بندی، داخلی های مختلفی را در یک گروه قرار می دهیم.
در بالا ما با استفاده از داخلی های ۱۰۱ تا ۱۰۴ دو user group دو و سه را ساختیم که هر کدام شامل دو داخلی بودند.
در این قسمت ما قصد داریم کاری کنیم که با کد *۴۰۰۳ بتوان تماس های وارد شده به داخلی های گرونه ۲ و ۳ را پاسخ داد.
برای اینکار باید روی ستون قرار گرفته شده در زیر user group 2 و در جلوی ستون Call Pickup GROUP مربوط به عدد ۳ کلیک کنیم تا رنگ آن به آبی تغییر کند.
این کار به این معناست که می توان با کدی که در بالا گفته شد به راحتی در گروه های ۲ و ۳ تماس های وارد شده به هر داخلی در دیگر گروه ها را پاسخ داد.
اکنون اگر از کد *۴۰۰۳ استفاده کنیم، می توانیم تماس های وارد شده به داخلی های قرار گرفته شده در user group دو و سه را پاسخ دهیم.
تست کردن تغییرات ایجاد شده بر روی داخلی های سانترال
تغییراتی که در بالا در قسمت Call Pickup GROUP نرم افزار انجام شد را می توان به صورت تست روی گوشی های ۱۰۱ تا ۱۰۴ که در دو گروه مختلف قرار گرفته اند بررسی نمود.
فرض کنید با داخلی ۱۰۲ تماس گرفته می شود و کاربر این تلفن و کاربر داخلی ۱۰۱ نیز در قسمت خود حضور نداشته و توانایی پاسخ به تماس وارد شده را ندارند.
با توجه به تغییراتی که در بالا انجام شد می توان به راحتی از طریق وارد نمودن کد *۴۰۰۳ تماس وارد شده به داخلی ۱۰۲ را از طریق یکی از داخلی های ۱۰۳ و ۱۰۴ که در گروه دیگری قرار دارند را پاسخ داد.
علاوه بر این از این کد می توان برای پاسخ دادن به تماس های وارد شده به داخلی هم گروهی نیز استفاده نمود.
فرض کنید داخلی ۱۰۲ در حال زنگ خوردن است و قصد داریم از طریق داخلی ۱۰۱ به تماس وارد شده پاسخ دهیم
با توجه به تغییراتی که در بالا ایجاد شد می توان از طریق کد های *۴۰۰۲ برای پاسخ به تماس هم گروهی و *۴۰۰۳ که برای پاسخ به تماس های هم گروهی و دیگر گروه ها ایجاد شد، تماس وارد شده به ۱۰۲ را از طریق ۱۰۱ پاسخ داد.
به این ترتیب می توان به راحتی با انجام تنظیمات به هر گروه اجازه دهید تا تماس های وارد شده به داخلی های دیگر گروه ها را نیز پاسخ دهد.
بنابراین با مراجعه به قسمت Call Pickup GROUP می توان به راحتی تنظیماتی را اجرا نمود که از طریق آن بتوان با کد های مشخص، تماس های وارد شده به داخلی هایی که در گروه های دیگر قرار دارند را پاسخ داد.
در این مطلب سعی شد به طور کامل و جامع نحوه ی پاسخ دادن به تماس های یک داخلی هم گروه و دیگر گروه ها مورد بررسی قرار بگیرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تکنولوژی تلفن سانترال دیگر مقالات موجود در سایت ما را مطالعه و برای مشاهده ویدیوهای آموزشی ما در زمینه سانترال پاناسونیک به صفحه اختصاصی ما در آپارات مراجعه نمایید.
دیدگاه شما درباره این مقاله چیست ؟